¿Cuál es la información que se debe escribir en un mensaje telefónico?

Cuando recibe un mensaje telefónico, es importante obtener la mayor cantidad de información posible de la persona que llama. Dependiendo de las circunstancias, los detalles específicos que necesitará pueden variar, pero algunos datos comunes que se pueden incluir en un mensaje telefónico son:

- Nombre de la persona que llama: Incluir el nombre completo de la persona que llama, si es posible, para una identificación precisa y la documentación adecuada.

- Número de teléfono de la persona que llama: Esto es fundamental en caso de que necesites devolver la llamada o aclarar algún dato. Asegúrese de obtener el número de teléfono completo, incluido el código de país o código de área, si corresponde.

- Fecha y hora de la convocatoria: Es importante anotar la fecha y hora exactas en que se recibió la llamada para fines de mantenimiento de registros.

- Objetivo de la convocatoria: Pídale a la persona que llama que explique brevemente el motivo de su llamada. Anota los puntos clave de su mensaje o de la petición principal.

- Acción requerida: Si la persona que llama solicita una acción o respuesta específica, asegúrese de anotar claramente de qué se trata. Ya sea una devolución de llamada, un mensaje para transmitir a otra persona o una tarea que debe completarse, asegúrese de comprender y documentar con precisión la acción requerida.

- Otros detalles: Cualquier información relevante adicional proporcionada por la persona que llama, como un nombre de contacto específico, una fecha límite o más detalles sobre el mensaje o solicitud.

- Urgencia: Si la llamada es urgente, asegúrese de indicarlo claramente en el mensaje. Esto ayuda a priorizar la respuesta o acción necesaria.

- Tu nombre: Si estás escribiendo el mensaje telefónico para otra persona, firma con tu propio nombre para que sepan quién tomó el mensaje.

Recuerde ser preciso y completo en su documentación de mensajes telefónicos. Esto ayuda a garantizar que las acciones o respuestas necesarias se lleven a cabo de manera efectiva, evitando errores de comunicación o confusión.