¿Cómo responde a las personas que tienen una pregunta específica y no hay manera de responderla porque pertenece a su área geográfica? ¿Speak up supervisores?

Al responder a personas con preguntas específicas que exceden el alcance de su área geográfica y no pertenecen a sus supervisores inmediatos, es crucial manejar la situación de manera profesional y considerar los siguientes pasos:

>1. Reconocer la consulta :

Comience su respuesta reconociendo la pregunta y mostrando comprensión. Di algo como "Gracias por comunicarte conmigo con tu pregunta. Entiendo tu preocupación y quiero ayudarte a encontrar los recursos adecuados".

>2. Aclare las limitaciones geográficas:

Explique amablemente que sus responsabilidades y experiencia se limitan a un área geográfica específica. Mencione que es posible que no esté completamente equipado para responder preguntas fuera de su área designada.

>3. Proporcione información relevante:

Si tiene información o recursos relevantes disponibles dentro de su alcance geográfico, compártalos con la persona. Esto demuestra su voluntad de ayudar en todo lo que pueda.

>4. Ofrecer contactos alternativos:

Informe a la persona sobre contactos o departamentos alternativos que puedan estar mejor equipados para manejar su pregunta específica. Proporcione cualquier información de contacto relevante o recomiende sitios web o recursos específicos.

>5. Escalar si es necesario:

Si la pregunta de la persona es urgente o crucial y no hay un contacto alternativo, considere derivar el asunto a su supervisor. Explique la situación y proporcione la información de contacto de la persona para obtener más ayuda.

>6. Seguimiento:

Si prometió realizar un seguimiento con información o recursos adicionales, asegúrese de hacerlo lo antes posible. Esto demuestra su compromiso de abordar sus inquietudes.

>7. Utilice un lenguaje cortés:

A lo largo de la conversación, utilice un lenguaje cortés y cortés. Evite parecer desdeñoso o desinteresado, ya que desea mantener una conducta positiva y profesional.

>8. Enfatice la cooperación:

Resalte el hecho de que está haciendo todo lo posible para ayudarlos a encontrar los recursos adecuados y que valora sus esfuerzos en la búsqueda de información.

>9. Documente la interacción:

Mantenga registros de la interacción, incluida la pregunta del individuo, las limitaciones que aclaró y cualquier contacto alternativo proporcionado. Esta documentación puede ser de utilidad si hay futuras consultas relacionadas con el asunto.

>10. Busque orientación de los supervisores:

Si encuentra situaciones similares con frecuencia, considere discutirlas con sus supervisores. Pueden brindar más orientación sobre cómo manejar dichas solicitudes de manera efectiva y garantizar una comunicación optimizada dentro de la organización.

Si sigue estos pasos, podrá abordar preguntas específicas fuera de su dominio de manera profesional y útil, asegurándose de que las personas reciban la asistencia adecuada mientras se concentra en sus responsabilidades dentro de su área geográfica.