7 consejos comerciales de mantenimiento de HVAC para empresas con varias ubicaciones

¿Qué valor aporta su proveedor comercial de mantenimiento de HVAC a su empresa?

Obtener servicios comerciales de mantenimiento de HVAC para un negocio de múltiples ubicaciones es diferente a obtener esos mismos servicios para una sola ubicación. Especialmente cuando administra más de 20 o 30 ubicaciones, necesita más que un proveedor que sea técnicamente competente y llegue a tiempo a las citas.

Para obtener el máximo valor de su proveedor comercial de mantenimiento HVAC, necesita una empresa que actúe como su socio comercial:ahorrándole tiempo y dinero y ayudándole a tomar mejores decisiones.

7 consejos para obtener un mejor mantenimiento de HVAC comercial para varias ubicaciones

Aquí hay 7 cosas que debe buscar de su empresa comercial de mantenimiento de HVAC que le brindan un valor adicional para optimizar sus operaciones e incluso reducir de manera proactiva los costos de mantenimiento.

1. Un administrador de cuenta dedicado

Como empresa de varias ubicaciones, está proporcionando un volumen significativo de trabajo para su empresa comercial de mantenimiento de HVAC, y su proveedor debe proporcionar un administrador dedicado asignado a su cuenta. Para usted, es un único punto de contacto que conoce su historial y lo que sucede con el mantenimiento en todas sus ubicaciones. Ese gerente puede acumular información para la administración regional y comunicarse de manera eficiente con su personal en todos los niveles.

2. Órdenes de trabajo electrónicas

No tiene tiempo para leer montones de órdenes de trabajo, o incluso recordar hacer una llamada telefónica para averiguar qué sucedió en una llamada de servicio para una de sus ubicaciones. Para ahorrarse tiempo y papeleo, elija una empresa comercial de mantenimiento de HVAC que utilice tecnología móvil para enviar órdenes de trabajo electrónicas al finalizar cada trabajo.

3. Informes de estado trimestrales

Como gerente comercial, confía en los datos para ayudarlo a tomar decisiones. Entonces, ¿por qué, cuando se trata de mantenimiento de HVAC comercial, debería verse obligado a adivinar al tratar de presupuestar los gastos de mantenimiento e incluso el costo de reemplazar el equipo?

Un proveedor que preste servicios a su negocio de ubicaciones múltiples debe reunirse con usted trimestralmente y proporcionarle informes que le muestren cómo se están desempeñando sus ubicaciones desde el punto de vista del servicio, tanto individual como colectivamente como región. Esos informes deben detallar tanto los costos como las horas de servicio para cada ubicación y mostrar las tendencias durante el trimestre, el año hasta la fecha e incluso durante varios años.

4. Alerting you about problems

Your commercial HVAC maintenance company should be your eyes and ears on the ground about what’s going on with maintenance issues at all of your locations. They should alert you if there’s a spike in service hours for one location, or one is consuming a disproportional number of contract hours. That allows you to look into the underlying cause of the problem.

For example, you might find out that a location that’s using 20 percent of your service hours has equipment that’s very old and outdated, and needs replacement. Having this information allows you to plan for capital improvement expenses (rather than having an emergency on your hands when that old equipment breaks down for good). Pro-actively replacing it also reduces both commercial HVAC maintenance expenses and your energy bills.

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5. All-inclusive maintenance agreements

There are many reasons for managers of multiple-location businesses to consider all-inclusive contracts for commercial HVAC maintenance, even though they come with a higher price tag. These agreements take the guesswork out of budgeting for HVAC expenses:they cover all the labor, parts and materials for anything that could go wrong at all your locations. That eliminates your risk of facing a huge unexpected expense when equipment fails.

These contracts also cut down on paperwork and accounting, since you don’t have to track and pay invoices for every part and every service visit. Here’s another unexpected benefit:repairs can be completed faster since there’s no need to wait for approvals. Your tech can just get the part and get things back up and running right away.

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6. Creative cost-saving proposals

When you are dealing with such a large expense as commercial HVAC maintenance for dozens of sites, you want a vendor that can (and is willing to) think outside the box and offer you cost-saving options. Here’s an example:Arista has offered our large multiple-location clients the option of reducing the cost of their next service contract when they pro-actively replace aging equipment.

7. Beware of the low-ball vendor

When you solicit bids for large commercial HVAC maintenance contracts like this, the result is just about inevitable. You’re going to get low-ball bids from inexperienced vendors who don’t really understand the time and expense it takes to service multiple location accounts. If you decide to take a chance and go with one of these companies, one of two things will happen (and likely both):

• The vendor will come back to you the next year with a much more expensive proposal (once they figure out how much it is really costing them to service your account.) If they do so, be sure the increase is justified by the numbers. The vendor should provide details of costs and service hours your contract has incurred over the year.
• If the price doesn’t go up, the service level will probably go down. You will notice a decrease in service quality:skimping on maintenance tasks, using cheap parts. And you certainly won’t get any of the value-added commercial HVAC maintenance services mentioned above. What’s worse:if you are not paying close attention, you might not realize that they are skimping on service, and you’ll face escalating repair costs as a result.

One way or another, make sure you’re getting the value you want and need for the price you pay for commercial HVAC service.

Here’s a resource that can help you decipher the complexities of commercial HVAC maintenance agreements, and ultimately choose the contract that’s best suited to the needs of your business:HVAC Preventive Maintenance Contracts:How to Find The Right One For Your HVAC Infrastructure

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