Una guía para obtener un contrato de mantenimiento HVAC para principiantes

¿Quién, yo? ¿Encontrar un proveedor de servicios HVAC?

Si trabaja para una operación más pequeña, es probable que use muchos sombreros diferentes. Incluso si lo contrataron para hacer un trabajo específico, es probable que periódicamente le pidan que asuma una responsabilidad que está fuera de su zona de confort. Cuando no sabe nada sobre la tarea en cuestión o incluso por dónde empezar, puede ser abrumador, por decir lo menos.

Si le han pedido que obtenga una cotización para un contrato de servicio de HVAC y no sabe distinguir entre una bobina de condensador y un filtro HEPA, siga leyendo para obtener información sobre cómo comenzar y qué esperar de los mejores proveedores de servicios.

¿A quién llamar para solicitar un presupuesto?

Esto puede parecer la parte más difícil. ¿Empezar no es siempre la parte más difícil? Pero en realidad es bastante fácil. Piensa en lo siguiente y sabrás a quién llamar:

¿Qué camiones ves en tu vecindario todo el tiempo?

Un proveedor que tiene presencia en su área puede llegar a usted más rápido. Conocen la logística de la zona. Y probablemente sean lo suficientemente grandes como para ofrecer precios competitivos. Si no puede recordar los nombres, intente buscar en Internet el servicio HVAC en la ciudad de Nueva York. Cuando vea la lista de empresas que aparecen, es probable que reconozca los nombres de los camiones que ve todos los días.

¿A quién recomiendan sus vecinos o colegas en la ciudad de Nueva York?

Obtener recomendaciones, especialmente de una empresa con instalaciones similares a las suyas, puede darle un nivel de confianza de que el proveedor tiene la reputación de brindar un excelente servicio.

Antes de comenzar a llamar a los proveedores, recopile información básica sobre su equipo y sus necesidades, para poder responder sus preguntas:

• ¿Cuántas piezas de equipo HVAC tiene?
• ¿Cuáles son sus edades aproximadas?
• ¿Hay problemas conocidos o tiene problemas con su refrigeración o calefacción?
• ¿Qué tipo de contrato está buscando? ¿Quiere incluir piezas y/o mano de obra?

Está bien si no tiene todas las respuestas, especialmente para la última pregunta. Los representantes del proveedor deben educarlo durante todo el proceso para que comprenda exactamente lo que ofrece el contrato.

La encuesta

Una vez que haya identificado algunos prospectos, llame a cada proveedor para programar una cita para que vengan a hacer una inspección de su equipo. Responda a sus preguntas lo mejor que pueda y observe cómo le hablan. ¿Están hablando en jerga técnica o explicando las cosas de una manera que puedas entender?

Cuando llama a Arista, enviamos un asesor de acuerdo de servicio, que es un técnico capacitado para recopilar todos los datos sobre su equipo y su historial. Él hará un inventario detallado de cada equipo en su sitio, incluyendo la marca, el modelo y los números de serie. Su asesor de servicio también tomará nota del estado del equipo, señalando cualquier daño evidente o problemas existentes. En algunos casos, querrá tratar ciertos problemas por adelantado o excluir algunos elementos del acuerdo. Con esta información, podemos armar un plan personalizado basado en las necesidades únicas de su organización.

La propuesta

En aproximadamente una semana, debería tener una propuesta completa de cada proveedor. Asegúrese de informar a cada proveedor cómo le gustaría recibir su propuesta:¿le gustaría una copia impresa o un correo electrónico? Además, muchos proveedores estarán felices de venir y reunirse con usted para repasar los detalles y responder cualquier pregunta.

A menudo, el idioma y el formato de un contrato proporcionarán una primera pista importante si un proveedor es adecuado para usted. ¿Exponen las cosas de la manera más clara y sencilla posible, o se esconden detrás de un lenguaje complicado que es difícil de interpretar? ¿Los contratos están escritos y presentados profesionalmente, o parecen descuidados e incompletos?

Si no se proporciona con el contrato, pregunte a cada proveedor cómo pueden ayudarlo a comenzar, e incluso a hacer la transición de un proveedor anterior, después de firmar un acuerdo. Por ejemplo, Arista envía una carta de bienvenida que le brinda información sobre a quién contactar para todas sus necesidades como nuevo cliente.

Comparar las ofertas de cada proveedor puede ser la parte más difícil del proceso. Algunos pueden ofrecer diferentes tipos de contratos que cubren diferentes cosas, por lo que está tratando de comparar manzanas con naranjas. Algunas empresas pueden ofrecer un acuerdo de varios años, lo cual es bueno para usted porque puede fijar un precio por un período de tiempo más largo, pero nuevamente hace que sea más difícil comparar ofertas.

Si necesita ayuda para comprender los entresijos de los términos del contrato de servicio y decidir qué es lo mejor para su empresa, obtenga una copia gratuita de nuestra útil guía sobre contratos de mantenimiento preventivo HVAC:cómo encontrar el adecuado para su infraestructura.