¿Cómo uso Gmail para el almacenamiento de datos?

Puede cargar y almacenar archivos mediante borradores de mensajes que se guardan automáticamente en su cuenta de Gmail. Si bien Gmail puede almacenar sus datos, este método tiene muchas desventajas, incluidos los límites de tamaño de archivo, las restricciones de tipo de archivo y la falta de control de versiones. Google Drive es el servicio de almacenamiento en la nube de Google diseñado para ayudarlo a cargar y compartir sus archivos importantes. Puede usar Google Drive para compartir archivos grandes insertando enlaces a los archivos en sus mensajes de Gmail.

Adjuntar sus archivos a borradores de correo electrónico

Redacte un nuevo mensaje o abra el mensaje para el que desea adjuntar sus archivos. Haga clic en el botón "Adjuntar archivos", que se parece al icono de un clip, debajo de su mensaje. Seleccione los archivos que desea adjuntar. Mantenga presionada la tecla "Ctrl" mientras hace clic para seleccionar varios archivos. Haga clic en el botón "Abrir". Aparece una barra de progreso en la parte inferior de su mensaje mientras sus archivos se cargan en Gmail; una vez completado, los nombres de los archivos cambian a azul. Ingrese un asunto y un mensaje opcionales y luego haga clic en la "X" para cerrar el mensaje. Su mensaje se guarda automáticamente como borrador en el servidor de Google.

Ventajas del almacenamiento de Gmail

Gmail lo ayuda a almacenar sus datos importantes en la misma ubicación que su correo electrónico para eliminar la necesidad de acceder a otros servicios de almacenamiento o ubicaciones de archivos. Puede ubicar todos sus mensajes que incluyen archivos adjuntos ingresando "has:attachment" en su cuadro de búsqueda de Gmail. También puede asignar etiquetas a sus mensajes para ayudarlo a organizar sus datos adjuntos. Puede compartir sus archivos enviando o reenviando sus mensajes que contienen archivos adjuntos a la dirección de correo electrónico de su destinatario. También puede acceder a sus archivos iniciando sesión en Gmail desde cualquier navegador web.

Desventajas del almacenamiento de Gmail

Gmail no está diseñado para usarse como una solución de almacenamiento de datos con un límite de tamaño de archivo adjunto de 25 MB, lo que dista mucho de ser ideal para una solución de almacenamiento. Además, como medida de seguridad, Gmail bloquea algunos tipos de archivos como archivos adjuntos, como archivos ejecutables con una extensión de archivo EXE. Consulte el sitio web de soporte de Google (enlace en Recursos) para obtener una lista completa de los tipos de archivos bloqueados. Gmail tampoco le proporciona carpetas, control de versiones de archivos o herramientas de colaboración que se encuentran en el servicio de almacenamiento en la nube, y no puede ver fácilmente sus archivos en Gmail u organizarlos en categorías.

Almacenando sus archivos en la nube

Las cuentas de Google le brindan automáticamente 15 GB de almacenamiento gratuito en todos sus servicios, incluido su servicio de almacenamiento en la nube, Google Drive. Haga clic en el botón "Aplicaciones", que se asemeja a un icono de nueve cuadrados, en la parte superior de Gmail y luego seleccione "Drive" o visite el sitio web de Google Drive (enlace en Recursos). Haga clic en el botón "Cargar" junto a Crear y luego en "Archivos..." Abra los archivos que desea cargar en su almacenamiento de Google Drive. También puede utilizar proveedores de almacenamiento en la nube de terceros como alternativa a su cuenta de Google. Estos servicios incluyen Box, Dropbox y Microsoft OneDrive (enlaces en Recursos).

Insertar sus archivos de Google Drive en Gmail

Si bien Gmail tiene un límite de tamaño de archivo adjunto de 25 MB, Google Drive le ofrece una solución para compartir sus archivos grandes. Abra un mensaje nuevo o existente en Gmail. Haga clic en el botón "Insertar archivos usando Drive", similar al logotipo de Google Drive junto al clip, en la parte inferior de su mensaje. Haga clic para seleccionar los archivos que desea insertar, manteniendo presionada la tecla "Ctrl" para seleccionar varios elementos. Haga clic en el botón "Insertar". Los enlaces a sus archivos insertados aparecen en la parte superior de su mensaje. Si envía el correo electrónico a un destinatario, puede hacer clic en los enlaces para ver sus archivos.