Consejos para escribir correos electrónicos comerciales directos e indirectos

Los mensajes comerciales suelen seguir un patrón directo o indirecto. Es una forma de organizar la información que se comunica en el mensaje, dependiendo de si la idea principal es una buena, mala o neutra noticia. Elija el patrón más efectivo para sus correos electrónicos comerciales según cómo crea que su lector reaccionará a la idea principal.

Uso de correo electrónico directo para llegar al punto

En los correos electrónicos directos, el punto principal va al principio, seguido de detalles, explicaciones o pruebas que lo respaldan. Un correo electrónico organizado de esta manera le ahorra tiempo al lector al llegar al propósito del mensaje de inmediato. También ayuda al lector a poner los detalles que siguen en contexto y perspectiva. Esto evita que el lector se sienta frustrado por tener que leer párrafos de información para encontrar el punto principal. El patrón directo funciona mejor si tu lector va a ser receptivo al punto principal, no si se va a resistir.

Enviar mensajes positivos y neutrales

Si su lector estará complacido, levemente interesado o neutral (no tendrá sentimientos al respecto de una forma u otra), use el patrón directo. Considere un correo electrónico de un cliente después de una oferta para cumplir un contrato. Si gana el contrato, la carta comienza con algo como "Su oferta ha sido revisada y nos complace ofrecerle el contrato a su empresa". Cuando el punto principal son buenas noticias o noticias neutrales, comuníquelo de inmediato y haga un seguimiento con los detalles. La mayoría de los correos electrónicos utilizarán este enfoque, incluidos los relacionados con tareas rutinarias, pedidos y reconocimientos.

Uso de correo electrónico indirecto para expresar un punto

En los correos electrónicos indirectos, el punto principal va más adelante en el mensaje, después de los detalles, explicaciones o evidencias. Usar el patrón indirecto en un correo electrónico muestra que respetas los sentimientos de tu lector, que puede verse lastimado por el punto principal. Al desarrollarlo, le permites a tu lector estar más preparado para recibirlo. También es un intento de alentar al lector a que lo escuche:si expresa una idea principal que molestará al lector de inmediato al comienzo de un mensaje, es posible que deje de leer. En general, el objetivo es minimizar cualquier reacción negativa que pueda tener el lector.

Envío de mensajes negativos o confidenciales

Si su lector no va a estar interesado, disgustado u hostil, use el patrón indirecto. Considere el correo electrónico del cliente nuevamente. Si no ganó, la carta comienza de manera diferente:"Gracias por enviar una oferta para trabajar en nuestro contrato. Revisamos cada oferta cuidadosamente, etc." El punto principal, que ya crees que sabes, pero sigue leyendo de todos modos, viene mucho más tarde. Utilice un correo electrónico indirecto cuando el punto principal sean malas noticias, como cuando se rechaza una solicitud o se deniega un reclamo. Este enfoque también funciona bien cuando intenta vender algo o comparte información confidencial.