Cómo agregar notificaciones por correo electrónico a una lista en SharePoint

La plataforma de SharePoint facilita la colaboración entre los miembros del sitio. Puede configurar alertas en una lista y biblioteca para recibir notificaciones por correo electrónico cuando se actualice la lista o biblioteca. Se envía una notificación por correo electrónico a las direcciones de correo electrónico especificadas para la alerta cada vez que se agrega, elimina o modifica un elemento. Sin embargo, también puede establecer una alerta en cada elemento individual de una lista o biblioteca para que se le notifique cuando se actualice el elemento.

Establecer alerta en la lista

Paso 1

Inicie sesión en su sitio de SharePoint con las credenciales de su sitio, luego busque la lista para configurar las alertas.

Paso 2

Haga clic en la pestaña "Lista" para ver los controles de la lista en la cinta superior. Si trabaja en una biblioteca en lugar de una lista, haga clic en la pestaña "Biblioteca".

Paso 3

Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo debajo del control "Avisarme" en la cinta superior, luego haga clic en "Establecer alerta en esta lista". Al configurar una alerta en una biblioteca, la opción se denomina "Establecer alerta en esta biblioteca". Se abre la página Nueva alerta.

Paso 4

Escriba un nuevo nombre para la alerta en el campo Título de alerta; como alternativa, puede dejar el nombre predeterminado en su lugar. El título de la Alerta aparece como la línea de asunto de las notificaciones por correo electrónico.

Paso 5

Escriba las direcciones de correo electrónico o los nombres de usuario de la red de los destinatarios de la alerta en el campo Enviar alertas a.

Paso 6

Haga clic en la opción "Correo electrónico" en la sección Método de envío. Tenga en cuenta que si esta sección está atenuada, es posible que las notificaciones por correo electrónico no estén habilitadas para la plataforma.

Paso 7

Seleccione el "Tipo de cambio" para el que se enviarán las notificaciones. Por ejemplo, para alertar a los destinatarios cuando se elimine un elemento, seleccione la opción correspondiente en las secciones Tipo de cambio y Enviar alertas para estos cambios.

Paso 8

Seleccione "Inmediatamente" en la sección Cuándo enviar alertas para enviar la alerta cuando se produzca el cambio. También puede optar por recibir un resumen diario o semanal de todas las alertas por correo electrónico.

Paso 9

Haga clic en "Aceptar" para guardar y activar la alerta.

Establecer alerta en el elemento de la lista

Paso 1

Abra el elemento de la lista en el navegador, luego haga clic en la pestaña "Archivos" en la barra de herramientas superior. Tenga en cuenta que el nombre de la pestaña varía según el tipo de lista. Por ejemplo, la pestaña está etiquetada como "Tareas" en lugar de "Archivos" en una lista de tareas.

Paso 2

Haga clic en la opción "Avisarme", luego haga clic en "Establecer alerta en este documento". Se abre la pantalla Nueva alerta.

Paso 3

Escriba un nuevo título para la alerta en el cuadro Título de alerta, si lo desea.

Paso 4

Escriba las direcciones de correo electrónico o los nombres de usuario de los destinatarios de la alerta en el campo Enviar alertas a.

Paso 5

Seleccione "Correo electrónico" como Método de entrega, luego haga clic en las opciones deseadas para las secciones Tipo de cambio y Enviar alertas para estos cambios.

Paso 6

Haga clic en "Inmediatamente" para que se envíen las alertas cuando se realice el cambio, o seleccione la opción de resumen diario o semanal para recibir resúmenes de alertas.

Paso 7

Haga clic en "Aceptar" para guardar y activar la alerta.

Consejo

Si la plataforma está configurada para hacerlo, recibirá una confirmación por correo electrónico cuando configure una alerta en SharePoint.

Advertencia

La información proporcionada en estos pasos se aplica a Microsoft SharePoint 2013. Las instrucciones pueden variar leve o significativamente para otras versiones de la plataforma.