Cómo calcular campos en un informe de MS Access

La creación de informes en Microsoft Access puede ayudar al usuario a determinar los resultados de los datos filtrados a través de consultas y/o almacenados en tablas. A medida que un usuario de Access se vuelve más competente en el uso de informes de Access, descubre que los datos no solo se pueden mostrar, sino que también se pueden calcular a través de una serie de funciones integradas en la biblioteca de Microsoft Access. Dominar estas funciones y las funciones del informe puede convertir cualquier informe mediocre en una obra de arte profesional.

Paso 1

Abra Microsoft Access. Abra el informe en el que desea agregar el campo de cálculo. Dado que la pregunta es sobre informes, el usuario ya debería haber creado una tabla y una consulta para leer el informe.

Paso 2

Vaya a "Vista de diseño". Agregue un cuadro de texto en la sección "Pie de página" del informe.

Paso 3

Haz clic con el botón derecho en el cuadro de texto (no en la etiqueta asociada con el cuadro de texto) y elige la opción "Propiedades". La "Hoja de propiedades" se abrirá en el lado derecho de la ventana. Seleccione la opción "Fuente de control" ubicada en la sección "Todos" en la "Hoja de propiedades". Haga clic en el botón. Esto hará que se abra el Generador de expresiones.

Paso 4

Haga doble clic en la carpeta "Funciones" en la columna de la derecha. Se abrirá el árbol "Funciones". Seleccione la carpeta "Funciones integradas".

Paso 5

Seleccione la función que desea realizar de la lista en el extremo derecho. La columna del medio desglosa las diversas funciones en categorías separadas.

Haga doble clic en la función "Suma".

En la ventana de expresión verá "Suma (<>)". Esto le indica al informe que agregue todos los valores de una determinada fuente de datos.

Paso 6

Resalte "<>" y presione la tecla "Borrar". Haga doble clic en la carpeta "Consultas" para abrir el árbol de consultas, que mostrará todas las consultas de su proyecto. Haga clic en la carpeta de consultas y aparecerá una lista de consultas disponibles en la columna central. Haga doble clic en la consulta que está utilizando para su fuente de datos. La consulta se llamará "WeeklyCosts".

Paso 7

La ventana de expresión ahora dice "Sum (WeeklyCosts)".

Paso 8

Haga clic en el botón "Aceptar" en el "Generador de expresiones" para cerrar la ventana. La fórmula, Sum (WeeklyCosts), se muestra en el origen de control de la hoja de propiedades.

Paso 9

Ejecute el informe para ver sus resultados.

Consejo

Si conoce las funciones a las que desea llamar, simplemente puede escribir los datos en la Fuente de control y no pasar por el Generador de expresiones. Hasta que esté más familiarizado con Access, es una buena idea utilizar el Generador de expresiones.

Advertencia

Este artículo está escrito para usuarios experimentados de Access.