Cómo completar un archivo PDF adjunto y devolverlo por correo electrónico

El formato de documento portátil, o PDF, es un tipo de archivo diseñado para compartir entre muchos usuarios. Mientras que un documento creado en un programa de procesamiento de textos puede verse diferente de una computadora a otra, un documento PDF incrusta fuentes e imágenes, manteniendo el formato independientemente de dónde se abra. Los archivos PDF también pueden ser interactivos, lo que permite al creador de un documento insertar campos de formulario que un destinatario puede completar y luego enviar un correo electrónico. Si recibe dicho formulario, hay un par de cosas que debe saber.

Paso 1

Guarde el PDF adjunto en su computadora. La forma de hacerlo variará un poco según el programa de correo electrónico que utilice, pero generalmente hay un botón de "descargar" cerca del archivo adjunto en su correo electrónico.

Paso 2

Abre el PDF. Si su computadora no puede encontrar un programa para abrir el PDF, deberá descargar un lector de PDF gratuito. Si bien Acrobat Reader es el más común, hay algunas opciones. Consulte Recursos para ver ejemplos. Una vez instalado el programa, abre el PDF.

Paso 3

Compruebe si el PDF es un formulario interactivo o un formulario plano. Un formulario interactivo generalmente tendrá una barra de menú emergente en la parte superior de la pantalla con el mensaje "Este documento contiene campos de formulario interactivo". Al hacer clic en el cuadro "Resaltar campos" en ese mismo cuadro, se resaltarán todos los campos que se pueden completar en el documento. Haga clic en un campo resaltado; el cursor cambiará de apariencia y podrá escribir en un campo o seleccionar un botón o un menú desplegable, según el tipo de campo. Presionar "Tab" moverá el cursor de un campo a otro. Un formulario plano no contiene campos interactivos. Si tiene la versión completa de Adobe Acrobat, puede completar el formulario con la herramienta Máquina de escribir, que simplemente escribe texto en cualquier lugar donde inserte el cursor. Sin embargo, Acrobat es un programa pago y no es algo al que todos tengan acceso. Una alternativa es un servicio en línea, como PDFescape, que le permite cargar el formulario, completarlo y guardarlo.

Paso 4

Guarde el PDF completado en su computadora. Deberá guardarlo en una ubicación en la que pueda encontrarlo fácilmente:cuando descargó el PDF, es posible que se haya guardado en la carpeta de "descargas" predeterminada de su computadora, y si no está seguro de dónde está, es posible que tenga problemas para encontrarlo. . Guarde el PDF en su escritorio o en su carpeta de "documentos" para simplificar las cosas.

Paso 5

Abra su programa de correo electrónico. Redacte un nuevo correo electrónico para el remitente, o simplemente "Responder". Adjunte el PDF completado a su correo electrónico y presione "Enviar".

Consejo

Algunos formularios incluirán un botón "Enviar" habilitado por el creador, que devolverá automáticamente el formulario cuando se haga clic en él.