Cómo configurar una base de datos PDF que permite realizar búsquedas
Un archivo de formato de documento portátil (PDF) se usa a menudo para conservar cualquier formato de un documento creado en otro programa, como un documento de Word, una hoja de cálculo o un archivo de diseño complejo. Los archivos PDF se crean y administran con Adobe Acrobat. Para configurar un archivo de base de datos PDF, su mejor opción es crearlo primero usando un programa de base de datos o de hoja de cálculo, como Microsoft Excel. Luego, puede convertir el archivo en un PDF y agregar la barra de búsqueda de Adobe Acrobat y las funciones de índice, lo que facilita a los usuarios buscar en la base de datos.
Convertir base de datos a PDF (Ref. 1, 2)
Paso 1
Abra una aplicación de hoja de cálculo en su computadora e ingrese todos los datos que desea incluir en la base de datos. Si usa un programa de base de datos, podrá ingresar los datos de manera mucho más eficiente que si tuviera que iniciar un PDF desde cero. Guarde el archivo cuando esté completo.
Paso 2
Guarde el archivo como PDF si está utilizando un programa que lo permita. Todos los programas de Microsoft Office brindan esta capacidad, siempre que ya tenga Adobe Acrobat instalado en su computadora. Por ejemplo, en Excel, haga clic en el "Botón de Microsoft Office", desplácese hasta "Guardar como" y seleccione "PDF o XPS". Escriba un nombre de archivo y haga clic en "Publicar". En otros programas, es posible que pueda imprimir en PDF utilizando Adobe PDF Printer. Abra el archivo PDF en Adobe Acrobat.
Paso 3
Convierta el archivo a través de Adobe Acrobat si el Paso 2 no es posible. Abre Acrobat y haz clic en "Archivo, Crear PDF, Desde archivo". Seleccione el archivo de hoja de cálculo del cuadro de diálogo "Abrir" y haga clic en "Abrir". El archivo se convertirá y abrirá un nuevo documento PDF. Haga clic en "Archivo, Guardar como" para guardar el archivo.
Agregar funciones de búsqueda (Ref. 3, 4)
Paso 1
Acceda a la barra de herramientas "Buscar" en Adobe Acrobat. Estará abierto de forma predeterminada, pero siempre puede volver a encontrarlo seleccionando "Editar, Buscar". Úselo para encontrar cualquier palabra en el documento.
Paso 2
Utilice la ventana "Buscar" para permitir una búsqueda más compleja. Haga clic en "Editar, Buscar" para mostrarlo, o haga clic en la flecha junto a la barra de herramientas "Buscar" y haga clic en "Abrir búsqueda completa de Acrobat". Esta función también está disponible para los usuarios de Adobe Reader.
Paso 3
Cree un índice para el PDF para que los usuarios puedan buscar en la base de datos. Para agregar un índice, haga clic en "Avanzado, Procesamiento de documentos, Administrar índice incrustado". Haz clic en "Incrustar índice". Siga las instrucciones y haga clic en "Aceptar". El índice se incluirá con el PDF cuando lo distribuya a los destinatarios.