Cómo configurar una hoja de cálculo contable en Excel

Supervisar su cuenta bancaria es esencial cuando administra su presupuesto y también puede ayudarlo a detectar actividades sospechosas o fraudulentas. Mucha gente usa hojas de cálculo de contabilidad para controlar las transacciones en su cuenta, incluidos los retiros y los depósitos. La hoja de cálculo generalmente incluye la fecha, el motivo de la transacción, junto con el monto y el saldo actual de la cuenta. Puede crear su propia hoja de cálculo de contabilidad para ayudar a monitorear sus transacciones usando Excel, una aplicación de hoja de cálculo que se incluye con Microsoft Office Suite y también está disponible de forma independiente.

Paso 1

Abra Excel haciendo doble clic en su icono en su escritorio. El programa abre automáticamente un nuevo libro de trabajo titulado "Libro1". Haga clic en "Guardar" en el menú "Archivo" para guardar el libro de trabajo en su computadora en la ubicación deseada. Nombra la hoja de cálculo con el mes y año actual. Si almacena las transacciones de cada mes en una hoja de cálculo separada, puede usar la convención de nomenclatura aaaa-mm-dd. Esto asegurará que cuando vea las hojas de cálculo en una carpeta, se puedan ordenar por fecha de la más reciente a la más antigua.

Paso 2

Haga clic en la primera celda en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo, que se conoce como celda A1. Cada hoja de cálculo es una colección de celdas organizadas en una cuadrícula. Cada celda se conoce por su ubicación dentro de la cuadrícula, especificada como su coordenada de columna y fila. La celda A1 es la celda de la columna A, fila 1, es decir, la primera celda o la celda superior izquierda de una hoja de cálculo.

Paso 3

Escribe "Fecha" en la primera celda. Haz clic en la siguiente celda, que es B1, y escribe "Transacción". Escriba "Cantidad" en la celda C1 y "Saldo" en la celda D1 para crear los encabezados de su hoja de cálculo contable.

Paso 4

Cambie el tipo de letra de los encabezados resaltando los encabezados. Haga clic en la celda A1 y arrastre el mouse hasta el último elemento de la fila 1 para resaltar las celdas. Presione la tecla "Ctrl" y manténgala presionada mientras presiona la letra "B", para aplicar negrita a los encabezados. Esto garantizará que se distingan visualmente del resto de la hoja de cálculo.

Paso 5

Ingrese el monto del saldo actual de su cuenta bancaria en la Fila 2 debajo de "Saldo", que es la celda D2. Este es el saldo del que restará y agregará transacciones a medida que aparezcan.

Paso 6

Resalte y formatee todas las celdas en la columna "Cantidad". La forma sencilla de seleccionar todas las celdas de una columna es hacer clic en el encabezado de la columna (en este caso, "C"). Ahora, haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccione "Formatear celdas" en el menú emergente para abrir la ventana "Formatear celdas". Puede aplicar el estilo "Moneda" seleccionando esa opción en el lado izquierdo de la ventana. De forma predeterminada, Excel da formato a los valores de moneda en función de su localidad. Opcionalmente, puede seleccionar un formato para mostrar valores negativos eligiendo una opción en la lista de la derecha. Alternativamente, puede aplicar el estilo "Contabilidad" en la ventana izquierda. Esto alineará automáticamente los símbolos de moneda y los puntos decimales dentro de la columna y mostrará números negativos entre paréntesis:($1,234.10). Esto distinguirá claramente los retiros de los depósitos. Haga clic en "Aceptar" para finalizar el procedimiento.

Paso 7

Repita los pasos anteriores en la columna Saldo, que es la columna D.

Paso 8

Ingrese la fecha de la primera transacción en la columna "Fecha" en la tercera fila. El propósito del depósito o retiro debe aparecer en la columna "Transacción" en la tercera fila. El monto del depósito o retiro debe estar en la columna "Cantidad" en la tercera fila. Si está ingresando un retiro, ingrese el signo menos (un guión) antes del monto.

Paso 9

Haga clic en la celda "Saldo" al final de la fila deseada (para la primera transacción, esta será la celda D3). En su teclado, escriba el signo "=", luego haga clic en la celda de arriba, D2, use la tecla Mayús para ingresar un signo "+", luego haga clic en la celda de la izquierda, C3, que contiene el monto de la última transacción. Luego presione la tecla "Entrar". Esto ingresará una fórmula, "=D2+C3", que calculará un nuevo saldo al agregar la última transacción al valor del saldo anterior. Aunque usó un signo más, Excel calculará correctamente el nuevo saldo incluso si la transacción en C3 fue un valor negativo para un retiro.

Paso 10

Repita los pasos 8 y 9 para agregar más transacciones. Para cada nueva transacción, puede calcular el nuevo saldo en la columna D copiando la celda de arriba. Por ejemplo, si está ingresando una nueva transacción en la Fila 4, querrá que la celda D4 calcule un nuevo saldo basado en el Saldo anterior (celda D3) y la última Cantidad (celda C4). En lugar de volver a escribir la fórmula de la celda D3, seleccione la celda D4, luego presione la tecla "Ctrl" y manténgala presionada mientras escribe la letra "D" (para "abajo"). Esto copiará la fórmula de D3 a D4 y la ajustará automáticamente para que ahora se refiera a la información más reciente en las celdas D3 y C4.