Cómo configurar una lista de correo en Excel

La naturaleza interactiva de las aplicaciones dentro de las suites de productividad de oficina, como Microsoft Office, crea oportunidades para ahorrar tiempo en tareas repetitivas. Una lista de correo de Excel se puede compartir con Outlook para la administración de contactos y envíos masivos de correo electrónico, mientras que la misma lista se puede fusionar con Word para crear cartas modelo o direcciones y etiquetas de archivo. Para garantizar el uso más flexible de su lista de Excel, tenga en cuenta algunas prácticas recomendadas.

Creando tu lista de correo de Excel

Paso 1

Abra un nuevo libro de Excel y configure nombres de campo para su lista en Fila 1 . Asegúrese de que cada nombre de campo sea único.

Paso 2

Ingrese datos en filas debajo de los nombres de campo para crear registros para cada destinatario de correo. Formatee las celdas para el ancho de columna o ajuste de línea según sea necesario. Las celdas pueden permanecer en blanco cuando la información no está disponible. Cuando se complete la entrada de datos, asigne un nombre a su libro de trabajo y guárdelo haciendo clic en Archivo. pestaña y luego Guardar .

Combinar datos de Excel con Word

Paso 1

Abra Word con un nuevo documento en blanco. Haga clic en Correos y luego Iniciar combinación de correspondencia . Hay una serie de opciones para la fusión. Para este ejemplo, seleccione Letras .

Paso 2

Haz clic en Seleccionar destinatarios , Usar una lista existente y seleccione el archivo de lista de correo de Excel. Seleccione una tabla de la siguiente ventana. Sin embargo, con una hoja de trabajo de lista de correo simple, solo habrá una tabla definida. Selecciónelo y haga clic en Aceptar .

Paso 3

Escriba su carta para fusionar como lo haría con cualquier correspondencia, omitiendo la copia personalizada, como direcciones y saludos, es decir, cualquier cosa que se fusionará de su lista de correo de Excel. Navega hasta el comienzo de la carta y haz clic en Bloqueo de direcciones en la cinta El lado derecho de la pantalla muestra cómo se verá el formato actual para el bloque de direcciones con sus datos insertados. El lado izquierdo contiene opciones de formato. Elija entre estos y haga clic en Aceptar cuando esté satisfecho con el resultado.

Paso 4

Repita el proceso para la línea de saludo y cualquier otro dato mediante Insertar campo de combinación botón.

Cuando su carta esté completa, haga clic en Vista previa de resultados para ver cómo se verá su letra fusionada. También puede hacer clic en Buscar errores para asegurarse de que sus cartas se imprimirán como desee. Cuando esté listo, haga clic en Finalizar y fusionar y seleccione la opción de combinación deseada.

Importación de datos de correo de Excel a Outlook

Paso 1

Convierta su hoja de cálculo en un archivo de valores separados por comas. Haz clic en Archivo pestaña y Guardar como . Seleccione una ubicación y asigne un nombre a su archivo. Seleccione CSV (delimitado por comas) (*.csv) en Guardar como tipo caja. Haz clic en Guardar y cierre el archivo CSV.

Paso 2

Abra Outlook y haga clic en Archivo pestaña, Abrir y exportar y Importar/Exportar .

Paso 3

Haz clic en Importar desde otro programa o archivo . Haga clic en Valores separados por comas y luego Siguiente . En la ventana Importar un archivo, busque el archivo CSV de la lista de correo creado en el paso anterior y haga clic en Siguiente. . Elija una carpeta de destino para los registros importados. Contactos se elige por defecto. Haga clic en Siguiente .

Paso 4

Asegúrese de que la casilla esté marcada para su archivo CSV y luego haga clic en Asignar campos personalizados .

Paso 5

Haga clic en los nombres de campo de sus datos de Excel en De a la izquierda a los campos de Outlook correspondientes en el Para cuadro de la derecha. Realice esto para cada campo que necesite de sus datos de Excel. Haz clic en Aceptar y Finalizar para completar la importación de datos.