Cómo controlar varios usuarios en una sola hoja de cálculo de Excel

Con Microsoft Excel 2013 y Excel Online, la persona que crea una hoja de cálculo puede compartirla para colaborar. Excel Online tiene opciones básicas para compartir, mientras que Excel 2013 le permite personalizar los permisos de edición dentro de un libro de trabajo, una hoja de trabajo o incluso si las celdas individuales se pueden editar o no.

Usando OneDrive

Antes de intentar compartir un archivo de Excel con otras personas, primero guárdelo en OneDrive, el servicio gratuito de almacenamiento en la nube de Microsoft. Para guardar un archivo de Excel en su computadora en OneDrive, haga clic en Archivo de Excel pestaña, seleccione Guardar como y luego haga clic en OneDrive . Los archivos de OneDrive Excel se pueden abrir con Excel 2013 en su escritorio o con Excel Online, otro servicio gratuito que viene con su cuenta de Microsoft.

Compartir con Excel Online

Excel Online ofrece opciones básicas para compartir un libro de trabajo desde cualquier navegador web. Al hacer clic en Compartir debajo de la barra de direcciones del navegador, puede enviar el enlace a otras personas usando sus direcciones de correo electrónico y especificar si pueden o no editar el libro de trabajo. Si hace clic en la opción Obtener un enlace, puede crear un enlace compartido para ver el libro de trabajo y un enlace separado que permita a las personas editar el libro de trabajo.

Una ventaja importante de usar Excel Online es que los cambios se guardan automáticamente. Si todos los que colaboran en un libro de trabajo usan Excel Online, pueden trabajar juntos y todos los cambios se muestran en tiempo real.

Compartir con Excel 2013

Excel 2013 es mejor si desea especificar qué se puede y qué no se puede editar. Tenga en cuenta que si está trabajando en un libro de Excel 2013, nadie más puede guardar los cambios hasta que guarde el libro y lo cierre.

Control de los permisos generales de uso compartido

Cuando comparte un libro de trabajo con otras personas, elija si pueden editarlo o no. Para compartir el libro de trabajo, haga clic en Archivo pestaña, seleccione Compartir y luego haz clic en Invitar personas . Introduce la dirección de correo electrónico de la persona en Invitar a personas campo. Haga clic en Permisos menú a la derecha y seleccione Puede editar o Puede ver . Puede cambiar estos permisos en cualquier momento haciendo clic con el botón derecho en el nombre de esa persona en esta ventana Compartir.

Control de enlaces compartidos

Para enviar un vínculo para compartir a un libro de trabajo en su cuenta de OneDrive con los mismos permisos para todos, haga clic en Archivo pestaña, seleccione Compartir y luego haz clic en Obtener un enlace para compartir . Para las personas que deberían poder ver el documento pero no editarlo, cree un Ver enlace , y enviárselo. Para aquellos que también deberían tener permisos de edición, cree un Editar enlace en su lugar.

Vuelva a esta misma pantalla en cualquier momento si desea revocar los enlaces haciendo clic en Desactivar enlace. botón.

Controlar permisos dentro de un libro

Paso 1

Haz clic en Revisar y haga clic en Compartir libro en la sección Cambios de la cinta.

Paso 2

Haga clic en la casilla de verificación para Permitir cambios .... en la parte superior de la ventana Compartir libro de trabajo para permitir que más de una persona edite el archivo de Excel al mismo tiempo. Esto permite la combinación de libros de trabajo.

Consejo

Varios usuarios siempre pueden editar un archivo compartido usando Excel Online, incluso si la combinación de libros no está habilitada.

Paso 3

Haga clic en Avanzado pestaña. Aquí puede especificar cuánto tiempo debe guardarse el historial de cambios y con qué frecuencia guardar los cambios del archivo. También puede indicarle a Excel que le pregunte cada vez que haya cambios en conflicto entre los usuarios para que pueda decidir qué debe guardarse y qué no.

Paso 4

Haga clic en Permitir que los usuarios editen rangos opción en la Revisión cinta para permitir a los usuarios editar celdas que han sido bloqueadas en la hoja de cálculo.

Paso 5

Haga clic en Hoja de protección icono en la Revisión para permitir o impedir que los usuarios editen partes específicas de la hoja de trabajo, como cambiar fuentes, agregar o eliminar filas o columnas, ordenar datos o cambiar hipervínculos.

Paso 6

Haga clic en Proteger libro de trabajo icono para evitar que alguien cambie su estructura. Los cambios estructurales incluyen agregar o eliminar hojas de trabajo.

Recuperando el control de un libro

Paso 1

Inicie Excel y abra el libro de trabajo compartido. Aparece una notificación que indica que la edición del libro de trabajo está bloqueada porque otra persona lo tiene abierto. Puede editar el libro de trabajo, pero no puede guardarlo mientras la otra persona lo está editando.

Haga clic en Notificar cuando esté disponible botón si desea una notificación cuando esté bien guardar el libro de trabajo.

Paso 2

Haz clic en Archivo y haga clic en Compartir . Haz clic con el botón derecho en el nombre de la persona y selecciona Puede ver. para impedir que edite, o seleccione Eliminar usuario para revocar sus permisos.

Paso 3

Vuelva al Libro de trabajo, que ahora se puede editar de forma gratuita. Cualquier cambio que la otra persona haya hecho recientemente no se guardará. Haz clic en Guardar botón que aparece en la pantalla si realizó cambios mientras la otra persona todavía tenía el libro abierto.