Cómo crear registros de capacitación en Access

Microsoft Access es el software de base de datos que se incluye con Microsoft Office Suite. Los empleadores suelen utilizar Access para mantener registros de empleo porque proporciona una interfaz de apuntar y hacer clic para administrar la base de datos. Para realizar un seguimiento de los registros de capacitación con Access, cree una tabla para el registro del empleado y una tabla separada para los códigos de capacitación. Conéctese a la base de datos y actualice los registros de capacitación con los formularios de Access cada vez que un empleado complete un nuevo módulo de capacitación. Realice copias de seguridad de los registros de los empleados periódicamente para asegurarse de que la información no se pierda.

Paso 1

Inicie Microsoft Access. Haga clic en "Inicio", "Todos los programas", "Microsoft Office Suite", "Acceso".

Paso 2

Cree una base de datos de registros de capacitación. Haga clic en el icono "Nuevo" de la barra de herramientas. Haz clic en "Base de datos en blanco". Busque cualquier ubicación y asigne un nombre a la base de datos, luego haga clic en "Crear".

Paso 3

Cree la tabla de empleados. Haga clic en "Objeto", "Tabla", "Nuevo". Haz doble clic en "Asistente para tablas". Siga las instrucciones del asistente de tablas para crear una tabla con el nombre "empleado". Dale a la tabla los siguientes campos:

"clave_empleado, nombre_empleado, claves_entrenamiento" donde clave_empleado es un número entero, nombre_empleado tiene 40 caracteres y claves_entrenamiento son texto.

Las claves de entrenamiento serán una serie de números enteros, pero etiquetarlas como texto proporcionará un espacio casi ilimitado para múltiples claves de entrenamiento. Si los registros de capacitación son solo niveles, por ejemplo, los empleados tienen niveles de capacitación del 1 al 5, la clave de capacitación puede ser un número entero.

Paso 4

Crea la tabla de entrenamiento. Haga clic en "Objeto", "Tabla", "Nuevo". Haz doble clic en "Asistente para tablas". Siga las instrucciones del asistente de tablas para crear una tabla con el nombre "entrenamiento".

Dale a la tabla los siguientes campos:

"training_key", "training_name", "training_summary" donde training_key es un número entero, training_name tiene 40 caracteres y training_summary es texto.

Paso 5

Cree un formulario para agregar empleados a la tabla de empleados. Haga clic en "Objetos", "Formularios", "Nuevo". Se iniciará el asistente de formulario. Asigne un nombre al formulario, por ejemplo, "agregar empleados". Siga las instrucciones del asistente. Cuando el asistente solicite una tabla, seleccione la tabla "empleado". Deje que el formulario seleccione automáticamente "employee_key". Use el asistente para crear campos de formulario para el nombre y la capacitación del empleado. Este método le permite ingresar registros de capacitación de empleados cuando agrega por primera vez al empleado a la base de datos.

Paso 6

Cree un formulario para agregar capacitaciones a la tabla de capacitación. Haga clic en "Objetos", "Formularios", "Nuevo". Se iniciará el asistente de formulario. Asigne un nombre al formulario, por ejemplo, "agregar capacitación". Siga las instrucciones dadas por el asistente. Cuando el asistente solicite una tabla, seleccione la tabla de "entrenamiento". Deje que el formulario seleccione automáticamente "training_key". Utilice el asistente para crear campos de formulario para training_name y training_summary.

Paso 7

Cree un formulario para agregar capacitaciones al registro del empleado. Haga clic en "Objetos", "Formularios", "Nuevo". Se iniciará el asistente de formulario. Asigne un nombre al formulario, por ejemplo, "agregar capacitación". Siga las instrucciones del asistente. Cuando el asistente solicite una tabla, seleccione la tabla de "formación" y la tabla de "empleo". Use el asistente para crear un campo de formulario para editar las claves de capacitación en la tabla de empleo, pero solo permita las claves que están representadas en la tabla de capacitación.

Paso 8

Guarde todas las configuraciones de la base de datos. Haz clic en "Archivo", "Guardar".