Cómo crear totales y subtotales en Microsoft Access

Microsoft Access tiene muchas herramientas integradas para personalizar sus informes y aumentar su facilidad de uso. En lugar de sumar valores manualmente en su informe, Access calcula los totales y subtotales de los grupos. Los valores se actualizarán automáticamente cada vez que agregue, elimine o modifique registros para su informe. No necesitará perder tiempo organizando, clasificando o recalculando sus campos. Después de configurar sus totales y subtotales, todo lo que necesita hacer es imprimir el informe y presentar su información.

Paso 1

Abra su informe en "Vista de diseño" haciendo clic con el botón derecho en el título en el "Panel de navegación" y seleccionando "Vista de diseño". Este modo le permite realizar cambios en el contenido, la estructura y la apariencia de su informe. Haga clic en el botón "Agrupar y ordenar" en la pestaña "Diseño" de la cinta en la parte superior de la página para realizar cambios en la organización de su informe.

Paso 2

Haga clic en "Agregar un grupo" para agrupar sus registros por ciertos campos. Seleccione el campo que determinará su subtotal en el cuadro desplegable junto a "Grupo en". Haga clic en el botón "Más" para seleccionar opciones adicionales.

Paso 3

Haga clic en "sin totales" y seleccione las casillas de verificación que determinan la ubicación de sus subtotales. Seleccione "Mostrar total general" para crear una expresión de totales para todo el informe. Seleccione "Mostrar subtotal en encabezado de grupo" o "Mostrar subtotal en pie de página de grupo" para colocar la expresión de subtotal en su informe.

Paso 4

Haga clic en el cuadro desplegable "Total en" para seleccionar el campo que contiene los números para su total. En "Tipo", seleccione si desea contar la cantidad de registros o los valores en ese campo. Guarde su informe y cambie a "Vista de informe" desde la pestaña "Ver" en la cinta para revisar los cambios.

Consejo

Puede ordenar sus subgrupos seleccionando "Agregar una ordenación" debajo del encabezado del grupo en las opciones "Agrupar y ordenar".