Cómo crear un formulario rellenable en un documento de Word

Los formularios electrónicos son un método común y eficiente de recopilación de datos. Word 2007 y 2010 ofrecen una amplia variedad de controles de formulario, como cuadros de texto, casillas de verificación, listas desplegables y combinadas, y controles de selector de fecha y contenido de imágenes. Los controles heredados todavía están disponibles, incluidos los botones de opción, los botones giratorios, los botones de alternancia, las barras de desplazamiento y los calendarios. Los formularios de Word se pueden publicar en un servidor comercial interno o en un servidor de SharePoint, lo que permite a los usuarios acceder a ellos y completarlos fácilmente. Se pueden guardar o enviar por correo electrónico para su procesamiento. Elementos como solicitudes de tiempo libre de empleados, requisiciones, etc. se pueden procesar rápidamente y sin papel.

Preparación

Paso 1

Primero diseñe su formulario en papel o use un formulario preexistente como guía. Colocar el formulario en una tabla o grupo de tablas ayudará con los problemas de alineación al crear el formulario en Word.

Paso 2

Abra Word y verifique si la pestaña "Desarrollador" está visible en la cinta. Si no es así, haga clic en el botón "Microsoft Office", haga clic en "Popular" y seleccione la casilla de verificación "Mostrar pestaña Desarrollador en la cinta".

Paso 3

Cree la plantilla para su formulario en Word. Escriba cualquier información de encabezado que desee en la parte superior de un documento en blanco y luego inserte la tabla o tablas usando su formulario impreso como guía.

Crear formulario

Paso 1

Escriba una etiqueta para su control de formulario e ingrese un espacio. Como alternativa, puede colocar la etiqueta después del control de formulario. Controles como cuadros de texto, listas desplegables y cuadros combinados le permiten colocar texto instructivo en la primera línea, eliminando la necesidad de una etiqueta.

Paso 2

Inserte el control de formulario. Haga clic en el lugar del documento donde desea que aparezca el control de formulario. Haz clic en la pestaña "Desarrollador". Haga clic en "Modo de diseño" en el grupo "Controles". Haga clic en el control de formulario deseado en el grupo "Controles". Aparecerá el control de formulario.

Paso 3

Configure las propiedades del control de formulario. Haga clic en "Propiedades" en el grupo "Controles". Aparecerá el cuadro de diálogo "Propiedades de contenido de control". Cada tipo de control de formulario tiene su propio conjunto de propiedades. Seleccione o ingrese las propiedades deseadas y haga clic en "Aceptar".

Paso 4

Agregue subrayados a los cuadros de texto. Si desea que el contenido de los cuadros de texto esté subrayado, seleccione el cuadro de texto haciendo clic en él, haga clic en la pestaña "Inicio" y haga clic en el botón de subrayado en el grupo "Fuente". Regrese al modo de diseño haciendo clic en la pestaña "Desarrollador".

Preparar para la distribución

Paso 1

Proteja elementos de formulario individuales para que no los eliminen los usuarios. Para seleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en cada elemento del formulario que desee proteger. Haga clic en "Grupo" en el grupo "Controles" y haga clic en "Grupo". Haga clic en "Propiedades". En "Bloqueo", selecciona "No se puede eliminar el control de contenido". No todos los controles de formulario tienen esta opción; por ejemplo, las casillas de verificación no.

Paso 2

Protege todo el documento. Haga clic en "Proteger documento" en el grupo "Proteger". El panel de tareas Proteger documento aparecerá en el lado derecho del documento. En "Restricciones de edición", seleccione la casilla de verificación "Permitir solo este tipo de edición". En la lista desplegable, seleccione "Rellenar formularios". En "Iniciar cumplimiento", seleccione "Sí, comenzar a aplicar la protección". Introduzca y confirme una contraseña. Si no ingresa una contraseña, cualquiera podrá cambiar las restricciones.

Paso 3

Guarde el formulario como plantilla. Los formularios completados deben guardarse como documentos.

Consejo

Hacer que la tabla no tenga bordes puede mejorar la apariencia del formulario.

Advertencia

Microsoft no puede recuperar contraseñas perdidas. Guarde su contraseña en un lugar seguro.