Cómo crear un informe simple en Excel

Microsoft Excel le permite mostrar una amplia gama de datos con más atractivo visual y facilidad de uso que las filas y columnas que usa para configurar la interfaz básica de la hoja de cálculo donde ingresa los datos sin procesar. Puede crear informes que se muestren como gráficos y usar bordes y formato numérico avanzado. Los números se pueden formatear para moneda, fechas, códigos postales o números de teléfono. Cree presentaciones visuales llamativas que den vida a los datos usando bordes avanzados y imágenes prediseñadas.

Paso 1

Inicie Excel con un nuevo libro de trabajo en blanco.

Paso 2

Haga clic en la pestaña "Insertar" y elija el icono "Encabezado y pie de página" en el grupo Texto. Escriba un nombre para su informe en el campo de texto en la parte superior del informe que aparece.

Paso 3

Haga clic en "Ir al pie de página" en el grupo Navegación en la pestaña Diseño. Escriba un pie de página del informe o haga clic en una de las opciones del grupo "Elementos de encabezado y pie de página", como "Número de página" o "Fecha actual" para insertar esa información en el pie de página.

Paso 4

Haga clic en cualquiera de las celdas de datos donde dice "Haga clic para agregar datos" y luego haga clic en "Normal" en el grupo Vistas del libro de trabajo en la pestaña Ver.

Paso 5

Escriba algunas etiquetas de datos en la primera fila y la primera columna de la hoja de cálculo y presione "Tab" para guardar la celda y pasar a la siguiente columna o presione "Enter" para guardar la celda y pasar a la siguiente fila.

Paso 6

Apunte el cursor del mouse hacia la línea pequeña entre las letras de la columna hasta que el cursor se convierta en una línea vertical con dos flechas que apuntan en direcciones opuestas. Haga clic y mantenga presionado el botón del mouse y deslice el ancho de la columna para ajustarlo según sea necesario. Suelte el botón del mouse cuando el ancho de la columna sea el adecuado para los datos.

Paso 7

Haga clic en cualquier celda para ingresar datos en esa celda y presione "Tab" para guardar la celda y pasar a la siguiente columna o presione "Enter" para guardar la celda y pasar a la siguiente fila.

Paso 8

Apunte el mouse en la esquina superior izquierda de un rango de celdas que contienen datos que deben agruparse. Haga clic y mantenga presionado el botón del mouse y arrastre el cursor a la esquina inferior derecha de los datos y suelte el botón del mouse para resaltar (o "Seleccionar") el rango de celdas. Haga clic con el botón derecho en cualquier celda del rango resaltado y haga clic en "Formato de celdas".

Paso 9

Seleccione un formato de número de la lista "Categoría" en la pestaña "Número" del cuadro de diálogo "Formato de celdas". Seleccione entre opciones para la alineación de los datos dentro de las celdas en la pestaña "Alineación".

Paso 10

Cambie el tamaño de fuente y el tipo de letra seleccionados y aplique un color o atributo de fuente desde la pestaña "Fuente". Cree un borde para los datos seleccionados en la pestaña "Borde". Haga clic en "Aceptar" cuando termine de formatear las celdas seleccionadas y repita para otros rangos de datos en la hoja de cálculo.

Paso 11

Seleccione un rango de celdas que contengan datos y etiquetas para los datos si lo desea. Haga clic en "Otros gráficos" del grupo "Gráficos" del menú "Insertar" y haga clic en "Todos los tipos de gráficos" para mostrar una lista de todos los gráficos disponibles. Haga clic en cualquiera de los gráficos enumerados y haga clic en "Aceptar" para crear un gráfico dinámico de los datos seleccionados automáticamente. Tenga en cuenta que el gráfico se actualiza automáticamente para reflejar los cambios realizados en los datos de la región seleccionada.

Consejos y advertencias

• Cree una hoja de cálculo de aprendizaje para experimentar y aprender técnicas sobre datos de práctica para evitar realizar cambios en los datos en vivo que afecten a otros usuarios de una hoja de cálculo.
• Los datos que son demasiado anchos para una columna se mostrarán automáticamente en columnas adyacentes si las celdas están en blanco.
• Nunca realice cambios en una hoja de cálculo activa sin crear una copia de seguridad en el disco duro o en un dispositivo externo, como una unidad de red, una unidad flash USB o un disco óptico en blanco.