Cómo crear una base de datos desde Microsoft Outlook

Outlook es un administrador de información personal proporcionado por Microsoft como parte del paquete de software Office Suite. Este práctico programa tiene muchas facetas. Proporciona comunicación por correo electrónico, un calendario y un administrador de tareas. Una de las funciones más vitales que ofrece Outlook es la capacidad de administrar una base de datos de contactos. Esto funciona como una guía telefónica electrónica con capacidades de correo electrónico. Outlook se puede usar como una aplicación independiente o junto con otro software en el paquete de Office. Iniciar una base de datos con Outlook es un proceso sencillo que lo ayudará a mantenerse organizado y ahorrar tiempo.

Configurar base de datos

Paso 1

Abre Outlook en tu computadora.

Paso 2

Haga clic en "Archivo" en la parte superior de la pantalla. Mueva el puntero hacia abajo hasta "Nuevo y luego haga clic en "Contacto". Esto abrirá un formulario de contacto en blanco.

Paso 3

Rellena los datos del formulario de contacto. Para ingresar múltiples entradas para un campo, como dos números de teléfono, use la flecha hacia abajo junto al campo. Esto agregará una segunda línea. Para varias direcciones postales, establezca un valor predeterminado para la combinación de correspondencia marcando la casilla de verificación "Esta es la dirección postal" junto a la entrada correspondiente.

Paso 4

Asigne un nombre al contacto ingresando los datos en el cuadro "Mostrar como". Todos los mensajes enviados a este cliente incluirán este nombre en la sección "Para:". Por ejemplo, si completa un formulario de contacto para FlowersRU, este puede ser el nombre de la empresa, pero es posible que desee mensajes dirigidos a John, el gerente. El nombre de John iría en el cuadro "Mostrar como".

Paso 5

Seleccione el botón "Agregar" en la parte inferior del formulario después de cada contacto para guardarlo.

Paso 6

Haga doble clic en el nombre del contacto, en el lado izquierdo de la pantalla de Outlook, para editar la información.

Crear un contacto desde el correo electrónico

Paso 1

Abrir mensaje de correo electrónico.

Paso 2

Haga clic derecho en el nombre del remitente, se abrirá el menú de opciones.

Paso 3

Haga clic en la opción "Agregar a contactos" que aparece en el menú junto a su cursor.

Crear grupos de bases de datos

Paso 1

Crear una carpeta de grupo. Haga clic en "Archivo" en la parte superior de la pantalla, luego seleccione "Nuevo" y "Carpeta".

Paso 2

Asigne un nombre a la carpeta en el cuadro que aparece.

Paso 3

Seleccione "Elementos de contacto" en el cuadro Carpeta contiene. Haga clic en la flecha junto a Carpeta que contiene para abrir la lista y resaltar Elementos de contacto.

Paso 4

Determine dónde desea almacenar la carpeta. Haga clic en la ubicación en su disco duro y luego en el botón "Aceptar" para guardarla.

Paso 5

Arrastre y suelte los contactos individuales en la nueva carpeta.