Cómo enviar un correo electrónico a un número de fax en Microsoft Outlook

El envío de faxes por correo electrónico (enviar y recibir cartas de presentación y/o documentos virtualmente) tiene una amplia gama de beneficios, incluida la capacidad de enviar varias páginas o faxes a la vez y ahorrar en costos de suministro, impresión y reparación asociados con las máquinas de fax. Enviar un correo electrónico a un número de fax con Microsoft Outlook no es difícil:solo requiere una suscripción al servicio de fax y posiblemente cambios en la configuración de Outlook según el servicio de fax o la versión de Outlook. Una vez configurado, el proceso utiliza las mismas herramientas que un mensaje de correo electrónico normal, pero de formas ligeramente diferentes.

Paso 1

Suscríbase a un servicio de fax y siga las instrucciones de configuración de Outlook requeridas por su proveedor de servicios de fax si es necesario. Si ya tiene una suscripción o trabaja en una red con servicios, vaya al Paso 2. Para revisar una lista de proveedores de servicios de fax por Internet, como MyFax o RapidFAX, haga clic en el enlace en la sección Recursos a continuación o vaya a "Archivo" en Microsoft Outlook y en "Nuevo", haga clic en "Fax" o "Fax de Internet". Cuando Microsoft Outlook le pida que se suscriba a "Servicios de fax", haga clic en "Aceptar" para abrir la lista de proveedores de fax por Internet en la página web de Microsoft.

Paso 2

Abra una ventana de mensaje de correo electrónico en blanco.

Paso 3

Escriba el número del destinatario de su fax o la dirección de correo electrónico del número de fax en el campo "Para..." de su mensaje de correo electrónico. Según las instrucciones de su proveedor de servicios de fax, los servicios basados ​​en la red de su empresa y/o su versión de Microsoft Outlook, puede escribir el número de fax de varias formas:

1. Solo número de fax:número de fax de 10 dígitos, número de 8 dígitos sin código de área, número de 10 dígitos seguido de los dígitos de la tarjeta telefónica o un número internacional)

2. Número de fax que sigue al texto "fax:" entre paréntesis:[fax:1234567890]

3. Dirección de correo electrónico con el número de fax como nombre de usuario seguido del símbolo @ y el nombre de dominio del proveedor de servicios de fax:1234567890@nombre de dominio del proveedor de servicios

Paso 4

Agregue un "Asunto:" que describa el propósito del fax como lo haría normalmente en un correo electrónico. Algunos servicios requieren que el campo "Asunto" tenga el nombre del destinatario o el saludo que normalmente aparecería en la portada de un fax. Por ejemplo, "Horatio Banister Washington" o "Fax for Consuela".

Paso 5

Adjunte su portada y la documentación del fax al correo electrónico, a menos que su servicio permita que el cuerpo del correo electrónico sirva como portada y proporcione la información de contacto y el mensaje o las instrucciones para el destinatario.

Paso 6

Haga clic en el botón "Enviar" para enviar el fax. Una vez transcurrido cierto período, su proveedor de servicios de fax le enviará por correo electrónico una notificación de estado del fax similar a una hoja de transmisión. Si su fax no se envió, intente nuevamente o comuníquese con el destinatario para obtener un número alternativo.

Consejo

Si su proveedor de servicios de fax utiliza una dirección de correo electrónico normal para enviar faxes a través de un servidor a una o más máquinas o destinatarios, escriba la dirección de correo electrónico en el campo "Para..." (sunnyfaxes@nombrededominio) y los números de fax en el cuerpo del correo electrónico. Adjunte su portada/documento(s) y haga clic en el botón "Enviar".

Advertencia

Siempre confirme la cantidad de documentos y/o páginas que puede enviar por fax en su correo electrónico antes de suscribirse a un servicio de fax; algunos proveedores de servicios de fax limitan el número total que puede enviar en un solo mensaje.

Compruebe siempre el orden en el que adjunta la portada y/o los documentos, ya que el orden de los archivos adjuntos en el correo electrónico puede dictar el orden en que se recibe o se imprime el fax.