Cómo enviar una hoja de cálculo de Excel como correo electrónico

Algunas hojas de cálculo son demasiado importantes como para guardárselas. Ya sea que desee colaborar con compañeros de trabajo, enviar un archivo a un cliente o mostrarles a sus amigos que finalmente catalogó todos sus libros de historietas, Excel 2013 le brinda varias opciones para compartir un libro de trabajo sin tener que abrir otra aplicación. Envíe un enlace a cualquier archivo de Excel en su carpeta de OneDrive, o envíelo por correo electrónico como archivo adjunto como PDF, XPS o Excel XLSX.

Paso 1

Abra un libro de trabajo en Excel. Examine todo el libro de trabajo, incluida cada hoja de trabajo, para asegurarse de que contiene solo la información que desea compartir. Si está enviando un desglose de precios a un cliente, por ejemplo, asegúrese de que sus costos no estén incluidos también. Para eliminar una hoja de cálculo, haga clic en su pestaña en la parte inferior de la ventana y seleccione "Eliminar".

Paso 2

Guarde el libro de trabajo con un nuevo nombre de archivo, si realizó algún cambio, haciendo clic en el menú "Archivo" y seleccionando "Guardar como". Si decide enviar un enlace en lugar de usar un archivo adjunto de correo electrónico, guarde la copia en su carpeta OneDrive en lugar de en su computadora.

Paso 3

Haga clic en el menú "Archivo", seleccione "Compartir" y haga clic en "Correo electrónico". Tiene cuatro opciones para enviar un correo electrónico desde Excel:como un archivo de Excel adjunto, un archivo PDF adjunto, un archivo XPS adjunto o como un enlace a su archivo de OneDrive.

Paso 4

Haga clic en la opción "Enviar como archivo adjunto". Excel abre una ventana de Outlook, con el XLSX ya adjunto. Escriba uno o más nombres de destinatarios en el campo de texto "Para", agregue un mensaje y haga clic en "Enviar". La ventana de Outlook se cierra automáticamente.

Paso 5

Haga clic en el icono "Enviar un enlace" en las opciones de correo electrónico de la ventana Compartir solo si el archivo se ha guardado en su carpeta de OneDrive. Excel genera automáticamente un enlace a ese archivo y lo pega en un mensaje de correo electrónico. Cuando envía este vínculo a un destinatario, se abre en Excel Online. Si el destinatario no tiene una cuenta gratuita de Microsoft, el mismo enlace le da la opción de crear una.

Paso 6

Seleccione los iconos "Enviar como PDF" o "Enviar como XPS" si no desea que el destinatario pueda editar el archivo. Windows 8.1 abre archivos PDF y XPS usando su aplicación Reader. Estas también son buenas opciones si no está seguro de que el destinatario tenga una cuenta de Microsoft, ya que le ahorra la molestia de registrarse para ver su hoja de cálculo.

Paso 7

Haga clic en el icono "Obtener un enlace para compartir" en las opciones Compartir si prefiere enviar un enlace por correo electrónico utilizando una cuenta de correo electrónico diferente o a través de un servicio de mensajería. Tenga en cuenta que tiene dos opciones aquí. Puede obtener un enlace que le permita al destinatario editar el documento o un enlace que sea de solo lectura. Haga clic en el botón "Crear enlace" y luego copie el enlace proporcionado y péguelo en un mensaje o correo electrónico.

Paso 8

Haga clic en la opción de compartir "Invitar a personas" si desea colaborar en una hoja de cálculo con otras personas. Ingrese los nombres de sus compañeros de trabajo y especifique si desea que editen el archivo o simplemente lo vean. Esto es similar a la opción Obtener un vínculo para compartir, con dos diferencias importantes. Primero, si usa SharePoint en su oficina, puede solicitar que los destinatarios inicien sesión antes de acceder al documento haciendo clic en la casilla de verificación. En segundo lugar, si ya no desea que alguien tenga acceso al archivo, puede volver a esta misma pantalla y hacer clic en "Eliminar usuario".