Cómo exportar datos de Word a Excel

Microsoft Word proporciona a los usuarios la función de crear formularios simples y recopilar datos en un formato estándar. Las tablas en documentos de Word también pueden organizar datos. Word puede exportar estos datos a un formato de archivo al que se puede acceder mediante Microsoft Excel o programas de bases de datos como MS Access. ".TXT" y ".RTF" designan formatos de archivo universales para texto y formato de texto enriquecido, respectivamente. Guardar una copia de los datos en cualquier formato garantiza que los datos se puedan importar a una hoja de cálculo de Excel. Los asistentes de exportación e importación en Word y Excel brindan a los usuarios opciones y vistas previas sobre cómo se formatean los datos.

Documento Word

Paso 1

Inicie Microsoft Word y abra el documento de datos deseado seleccionando "Abrir" debajo de "Archivo" en la barra de menú superior (o debajo de la cinta de opciones de Office 2007), seleccione el archivo y haga clic en el botón "Abrir".

Paso 2

Compruebe que cada unidad de datos del documento de Word esté separada por un tabulador o una coma y que cada registro esté separado por un salto de línea.

Paso 3

Convierta cualquier tabla en texto seleccionando "Seleccionar" en "Tabla" en la barra de menú superior y eligiendo "Tabla". Seleccione la función en "Herramientas" para "Convertir tabla en texto" y elija la opción para separar los datos mediante una "Tabulación" o una "Coma" antes de hacer clic en el botón "Aceptar" en el cuadro de diálogo.

Paso 4

Seleccione "Guardar como" en "Archivo" en la barra de menú superior y escriba el nombre del documento.

Paso 5

Seleccione "Formato de texto enriquecido (.rtf)" o "Archivo de texto (.txt)" en el menú desplegable junto a "Formato" y haga clic en el botón "Guardar".

Datos de Word Form

Paso 1

Inicie Microsoft Word y abra el formulario seleccionando "Abrir" en "Archivo" en la barra de menú superior, eligiendo el archivo deseado y haciendo clic en el botón "Abrir".

Paso 2

Seleccione "Opciones" en "Herramientas" en la barra de menú superior y haga clic en la pestaña "Guardar".

Paso 3

Marque la opción "Guardar datos solo para formularios" para marcar la casilla y haga clic en el botón "Aceptar".

Paso 4

Seleccione "Guardar una copia" en "Archivo" en la barra de menú superior.

Paso 5

Escriba el nombre del documento y seleccione "Formato de texto (.txt)" como tipo de archivo antes de hacer clic en el botón "Guardar". Se abrirá un asistente de conversión de archivos para mapear con precisión los datos.

Paso 6

Revise los datos que se muestran en el Asistente de conversión de archivos y verifique que cada unidad de datos esté identificada entre comillas y separada por una coma. Confirme que los campos de datos en blanco se registren como un espacio en blanco entre dos comillas antes de hacer clic en el botón "Aceptar".

Importar datos a Excel

Paso 1

Inicie Microsoft Excel y abra un libro de trabajo en blanco.

Paso 2

Haga clic en la primera celda de la hoja de cálculo y seleccione "Importar datos externos" en "Datos" en la barra de menú superior.

Paso 3

Seleccione la opción "Importar datos" e inicie un asistente de importación de texto.

Paso 4

Revise cada paso en el Asistente de importación de texto para asegurarse de que los campos estén asignados correctamente al seleccionar las opciones "Delimitadas" y obtener una vista previa de la distribución de datos en la hoja de cálculo en el panel de vista previa en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en el botón "Siguiente" para navegar por el asistente de importación de texto y haga clic en el botón "Finalizar" para cerrar el asistente y transferir los datos.

Paso 5

Guarde los datos convertidos en formato Excel seleccionando "Guardar" en "Archivo" en la barra de menú superior, escribiendo el nombre del archivo, seleccionando "Libro de Excel" como formato de archivo y haciendo clic en el botón "Guardar".

Consejo

Los conjuntos de datos únicos, como los de los formularios, se importan a una hoja de cálculo de Excel y producen una segunda fila deshabilitada. Para continuar importando datos, ComputorCompanion.com recomienda simplemente seleccionar la tercera fila en la hoja de cálculo para insertar datos y eliminar la segunda fila inutilizable. Los usuarios de Microsoft Office 2007 (es decir, Word y Excel) pueden acceder a las funciones a través de la barra de herramientas superior y la cinta de opciones de Office en las aplicaciones.