Cómo hacer una hoja de cálculo de asistencia en Excel

Cree una hoja de asistencia en Microsoft Excel para realizar un seguimiento de los nombres cada día en la escuela, la guardería, las reuniones del club o las reuniones de negocios. Excel 2013 viene con filtros que pueden ordenar los nombres alfabéticamente e incluso cambiar una lista que comienza con los nombres a una lista que pone los apellidos primero.

Poner nombres en orden alfabético

Paso 1:Introduzca los nombres de los asistentes

Ingrese una lista de asistentes en la primera columna de una nueva hoja de cálculo de Excel que comience en la celda A3 .

Paso 2:Escriba dos nombres con el apellido primero

Vuelva a escribir el nombre con el apellido primero si lo desea, en la celda B3. Vuelva a escribir el segundo nombre en el mismo orden en la celda B4 .

Paso 3:Use Flash Fill

Resaltar celdas B3 y B4 arrastrando el cursor sobre ellos y luego haga clic en Inicio pestaña. Haz clic en Rellenar en la sección Edición de la cinta y seleccione Relleno instantáneo del menú desplegable. Excel llena automáticamente el resto de la columna B con los nombres, cada uno con el apellido primero. Haz clic derecho en la A encabezado de la primera columna y seleccione Eliminar .

Paso 4:Ordenar los nombres alfabéticamente

Resalte todos los nombres ahora en la columna A. Haga clic en Datos y luego haz clic en Ordenar de la A a la Z icono. Todos los nombres ahora aparecen en orden alfabético según los apellidos.

Agregar un título y días

Paso 1:Ingrese el Texto

Escriba un título para el informe de asistencia en la celda A1 . En la celda A2 , escriba Nombre . En las celdas restantes de la fila 2, escriba los días en los que desea realizar un seguimiento de la asistencia, como lunes al viernes .

Paso 2:Combinar las celdas de título

Arrastre el cursor desde la celda A1 a la celda que está arriba del último día que ingresó, que es la celda F1 en nuestro ejemplo. Haz clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas y selecciona Formato de celdas. . Haga clic en Alineación pestaña y luego haga clic en Combinar celdas casilla de verificación.

Formateando la Hoja

Paso 1:Cambiar a la vista de diseño de página

Haz clic en Ver y luego haga clic en Diseño de página icono. Ahora puede ver cómo aparecerá la hoja de trabajo en una página de tamaño carta. Si está realizando un seguimiento de un mes completo de asistencia, cambie la orientación del papel haciendo clic en Diseño de página pestaña, seleccionando Orientación y haciendo clic en Horizontal .

Paso 2:colorea las celdas de título

Arrastre los cursores sobre las celdas que contienen contenido en las dos primeras filas. Haz clic en Inicio y luego haz clic en Rellenar icono. Seleccione cualquier color de relleno que desee. Haz clic en Color de fuente y seleccione un color que contraste bien con el relleno, como blanco sobre un color de relleno oscuro. Cambiar la Fuente y Tamaño de fuente si lo desea y haga clic en Negrita icono. Resalte los nombres en la lista y cambie su Fuente , Tamaño de fuente y Color de fuente como se desee.

Paso 3:centrar el texto

Resalte las celdas que contienen contenido en la primera fila, haga clic en Inicio pestaña y luego haga clic en Alineación central icono. Resalte las celdas que contienen las fechas y colóquelas en Alineación central también.

Paso 4:agregar bordes a las celdas

Seleccione todas las celdas que contienen nombres y las celdas vacías debajo de cada fecha. Debajo de Inicio pestaña, haga clic en el Borde la flecha del icono y haga clic en Todos los bordes icono.

Paso 5:Imprima la hoja

Haz clic en Archivo menú y seleccione Imprimir para imprimir la hoja de asistencia. Para guardar una copia para usarla más tarde, haga clic en Archivo menú, seleccione Guardar y luego elija una ubicación para guardar el archivo en formato XLSX de Excel Workbook.