Cómo importar un extracto bancario en QuickBooks

Muchos bancos ahora ofrecen exportar estados de cuenta y transacciones registradas en un archivo .QBO que el programa de contabilidad empresarial QuickBooks puede importar a las cuentas de su empresa, ya sea en una PC o Mac. El archivo de extracto bancario en línea de QuickBooks mostrará una lista de transacciones de pago y depósito descargadas, incluidas las fechas y los beneficiarios de los pagos con cheques y tarjetas de débito. Actualizar su registro bancario de QuickBooks es entonces una simple cuestión de comparar las transacciones importadas con lo que ha registrado y transferir las transacciones faltantes al registro.

Paso 1

Haga clic en el elemento del menú "Banca" en QuickBooks mientras está en línea, y en la lista desplegable que aparece, vea si su institución financiera está en la lista. También puede consultar el sitio web de su banco directamente para descubrir si tiene una función de exportación que se guarda como un archivo .QBO.

Paso 2

Descargue sus transacciones del banco, generalmente durante un período determinado de fechas.

Paso 3

Abra el archivo de su empresa en QuickBooks. En el menú "Archivo", seleccione "Importar" y luego, en la nueva ventana, seleccione "Desde Web Connect". Localiza el archivo en la nueva ventana y haz clic en "Abrir". Se abre una ventana que muestra las transacciones descargadas.

Paso 4

Elija la cuenta en la lista desplegable que coincida con el registro que está utilizando, lo más probable es que esté comprobando. La lista en la ventana de transacciones descargadas muestra elementos que coinciden con lo que ya registró en su registro y aquellas transacciones que el programa no puede comparar con ninguna de las entradas actuales de su registro.

Paso 5

Confirme que una transacción que no coincide automáticamente no es un duplicado. Las fechas pueden diferir de cuando escribe el cheque y cuando se compensa en el banco. También verifique si hay errores en cualquier entrada manual que haya hecho en su registro. Para las entradas descargadas que son duplicadas, seleccione la entrada y haga clic en el botón "Coincidir" para obligar al software a que coincida con la transacción. Si eso no funciona, haga clic en el botón Eliminar. Para entradas descargadas que no sean duplicados, seleccione la entrada y haga clic en "Agregar uno para registrarse". La entrada se agrega a su registro de cheques y la entrada descargada ahora se marca como coincidente.

Paso 6

Edite la transacción según sea necesario en su registro para adjuntarla a una cuenta específica de gastos o ingresos, y para hacer coincidir los nombres de clientes o proveedores con lo que ha incluido en su archivo de empresa de QuickBooks.

Paso 7

Repita hasta que solo queden transacciones coincidentes en la ventana de transacciones descargadas. Verifique el saldo para ver si coincide con su saldo bancario, a excepción de las transacciones pendientes. Cuando su registro se equilibre, cierre la ventana de descarga. Has terminado.