Cómo imprimir cheques con Excel

Si tiene una pequeña empresa, la nómina es una parte de las operaciones costosa y que requiere mucho tiempo. Sin embargo, gracias a la tecnología, no tiene que pagar un servicio de terceros ni invertir en software costoso para crear cheques en papel. Puede imprimir fácilmente cheques de nómina desde Excel, pero es fundamental contar con el papel y la tinta adecuados para imprimir para garantizar que sus empleados puedan depositar su pago.

Plantilla de impresión de cheques en Excel

El primer paso si desea imprimir cheques de nómina desde Excel es encontrar una plantilla. Puede encontrarlos fácilmente a través de una búsqueda en la web. Las plantillas básicas provistas con Excel no incluyen cheques, pero puede encontrar plantillas útiles para la documentación de respaldo, como hojas de tiempo.

Una vez que haya encontrado y descargado una plantilla de impresión de cheques para Excel, ingrese la información específica del destinatario y el dinero que se está desembolsando. Guarda el cheque como PDF, que luego puede imprimir y distribuir al empleado.

Tener una plantilla de impresión de cheques en PDF no es suficiente. Las instituciones financieras son diligentes en la prevención del fraude, por lo que no puede imprimir un cheque en papel normal y hacerlo pasar por oficial. Si es posible, obtener los requisitos de las instituciones financieras que usan sus empleados para asegurarse de que sus cheques no sean rechazados. Estos pueden incluir especificaciones de papel, tamaño y fuente.

Encontrar el papel adecuado

Después de usar la plantilla de impresión de cheques en Excel y crear los cheques en formato PDF, el siguiente paso es confirmar que el papel y la tinta que debe usar para los cheques funcionan con la impresora que ya tiene. De lo contrario, debe ir a comprar una impresora nueva.

Cuando imprima el cheque en una impresora, debe estar en un papel más pesado que el que usa para la impresión diaria. Por ejemplo, Banco de América requiere que los cheques estén en papel que tenga las siguientes especificaciones:

• Tamaño entre 7,75 x 2,75 pulgadas y 8,75 x 3,667 pulgadas
• Entre 24 lb y 44 lb de peso
• El grano del papel corre horizontalmente.

La buena noticia es que puedes comprar papel para imprimir cheques que satisface la mayoría de los requisitos bancarios. Visite una tienda local de suministros de oficina o compre en línea y asegúrese de que el papel sea compatible con el tipo de impresora que tiene.

Encontrar la tinta adecuada

No puede simplemente pasar sus cheques a través de una impresora usando cartuchos de tinta estándar. Los bancos requieren reconocimiento de caracteres de tinta magnética tinta o tóner para cheques. Si está imprimiendo en una impresora de inyección de tinta, necesita tinta MICR, mientras que imprimir sus cheques en una impresora láser requiere tóner MICR.

Si planea imprimir cheques de nómina desde Excel, también debe prestar atención a los requisitos bancarios sobre la tinta. Con Bank of America, no puede usar el modo dúplex para imprimir sus cheques. Si sus cheques de nómina son de dos caras, el reverso debe estar impreso en tinta que no sea MICR. If you take advantage of security features to prevent tampering, such as watermarks or chemical voids, make sure your printing process is compliant with destination banks' regulations.