Cómo imprimir etiquetas usando Word

Durante mucho tiempo, Microsoft Word ha incluido plantillas para hojas de etiquetas imprimibles, así como para documentos comunes como cartas. Con diseños de etiquetas para varios proveedores, Word puede imprimir una sola entrada en una etiqueta en particular o producir una hoja completa de etiquetas de una sola vez.

Si tiene una lista de contactos en su libreta de direcciones de Outlook o una hoja de cálculo de Excel o una base de datos de Access, Combinar correspondencia puede importar la información para crear una serie de etiquetas automáticamente. Alternativamente, puede crear su propia lista de correo directamente en Word durante la combinación de correspondencia. La combinación de correspondencia de Microsoft no es mágica, pero puede funcionar casi así de rápido.

Obviamente, Mail Merge incluye toneladas de beneficios para casas de correo y grandes corporaciones que realizan envíos masivos. Pero es incluso muy útil para la gente común. Si ya no necesita enviar la dirección a mano en cada sobre, su familia podría recuperar el espíritu de enviar hermosas tarjetas navideñas (en papel) cada diciembre. Si ayuda a administrar la PTA local o una tropa Scout, Combinar correspondencia podría ser muy útil para enviar volantes.

¿Cómo funciona la combinación de correspondencia?

Hay tres documentos involucrados en una combinación de correspondencia. Cuando se trata de etiquetas, el documento principal es el que usa para configurar el diseño, incluido el logotipo de la empresa o su dirección de devolución en las etiquetas de envío, si desea incluirlas. Su lista de correo, que contiene las direcciones que se imprimirán en las etiquetas, es la fuente de datos. Estos dos documentos, combinados, producen las etiquetas de dirección. Aquí hay un diagrama:

Hay algunos "trampas" inesperadas.

Si está utilizando Excel, Outlook o Access como fuente de datos, por ejemplo, debe prestar atención a ciertas reglas que pueden no ser obvias de inmediato. Por ejemplo, al usar una hoja de cálculo de Excel, debe asegurarse de que la columna de códigos postales o códigos postales tenga formato de texto para que no pierda ningún cero.

Además, no puede usar sus contactos de Outlook como su fuente de datos a menos que haya hecho de Outlook su programa de correo electrónico predeterminado.

Puede ser más sencillo simplemente usar Word como su fuente de datos, especialmente si tiene experiencia con Word pero no tiene un conocimiento profundo sobre las otras herramientas de productividad de oficina de Microsoft.

Así es como puede crear e imprimir rápidamente etiquetas postales básicas en la mayoría de las ediciones de Word, todo dentro de Word, sin tener que pasar por la rutina del asistente de combinación de correspondencia paso a paso que consume más tiempo.

Paso 1. Preparar el documento principal para las etiquetas

En Word, vaya al menú Archivo. Seleccione Nuevo documento y luego Documento en blanco.

en la pestaña Mailings, vaya al grupo Start Mail Merge y seleccione Start Mail Merge, Labels. En el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, marque si planea usar una impresora de alimentación continua o de hojas.

Luego, en Información de la etiqueta, elija su proveedor de etiquetas y el número de producto que corresponde al paquete de etiquetas que usará. Pulse Aceptar.

Paso 2. Configurar la lista de correo en Word

Vaya a Seleccionar destinatarios y elija Escriba una nueva lista.

En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones que aparece, escriba la información de cada miembro de su lista de correo en cada columna, según corresponda. (Hemos hecho esto a continuación con una breve lista de personajes ficticios).

Utilice la tecla Tabulador para pasar de una columna a la siguiente o avanzar a la siguiente fila de la tabla. Para crear una nueva fila en la tabla, elija Nueva entrada o presione ALT+N.

Una función fácil de usar llamada Personalizar columnas le brinda mucha flexibilidad sobre la información que debe incluir en sus etiquetas de correo. Como se indica a continuación, puede eliminar columnas como Título o Línea de dirección 2. También puede eliminar números de teléfono y direcciones de correo electrónico, ya que, de todos modos, estos no suelen ser necesarios en las etiquetas de dirección.

También en Personalizar columnas, puede agregar nuevas columnas, cambiar el nombre de las columnas existentes o cambiar el orden de las columnas en la lista. Una vez que haya realizado todos los cambios que desee en las columnas, seleccione Aceptar.

Cuando haya terminado de agregar a todas las personas que desea a su lista, haga clic en Aceptar.

En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, asigne un nombre a su nuevo archivo y luego elija Guardar.

Una vez que haya agregado todas las direcciones a su lista de correo, finalmente terminará con una lista de Destinatarios de combinación de correspondencia que se parece a esto:

Paso 4. Agregue las direcciones a sus etiquetas

Word no necesariamente sabe cómo desea que se diseñen sus etiquetas. En el siguiente paso, vaya a Bloque de direcciones para definir dónde deben aparecer las direcciones en las etiquetas.

Después de seleccionar Bloque de direcciones, haga clic en Aceptar. Word insertará el bloque de direcciones en la primera etiqueta de dirección de la página. Después de eso, seleccione Actualizar todas las etiquetas para replicar la libreta de direcciones en todas las etiquetas de la página.

Paso 5. Obtenga una vista previa e imprima sus etiquetas

En la página Vista previa de resultados, debería ver una vista previa de todas las direcciones en la página.

Si todo parece correcto, vaya a Terminar y fusionar para imprimir sus etiquetas. Si se ha topado con algún problema, o si ha decidido que quiere etiquetas con un aspecto más elegante, vuelva al menú Archivo y comience un nuevo Documento en blanco.

Regrese al grupo Iniciar combinación de correspondencia, esta vez seleccionando el asistente, el de Combinar correspondencia, por supuesto, no el de Dorothy's Land of Oz.