Cómo imprimir sobres usando Word a partir de datos en Excel

En lugar de escribir un sobre tras otro a mano en Word 2013, configure una plantilla de sobre que contenga su dirección de remitente y cargue una hoja de cálculo de Excel que contenga las direcciones que desea usar. Con solo unos pocos pasos para importar los datos, Word produce un sobre para cada destinatario en su lista de correo.

Paso 1

Presione "Sobres" en la pestaña Envíos en Word para iniciar un nuevo proyecto de sobre. Complete su dirección de devolución si desea usar una, pero deje la dirección de entrega en blanco .

Paso 2

Presiona "Opciones" y establece el tamaño del sobre en la pestaña Opciones de sobre. Las opciones también incluyen configuraciones de fuentes y configuraciones de márgenes. Word elige automáticamente una dirección para alimentar los sobres según el modelo de su impresora, pero si necesita cambiar la alimentación, abra la pestaña Opciones de impresión.

Paso 3

Haga clic en "Agregar al documento" para crear la plantilla de sobre. Si ingresó una nueva dirección de devolución, elija establecerla como predeterminada para su uso posterior.

Paso 4

Coloque el cursor en el cuadro de texto de la dirección de entrega en la mitad inferior del sobre. No puede ver el cuadro hasta que haga clic en él, pero un clic en cualquier lugar del cuadro lo activa correctamente. Presione "Seleccionar destinatarios" en la pestaña Correos y elija "Usar una lista existente" para cargar su archivo de Excel e iniciar una combinación de correspondencia. Si has seguido las instrucciones hasta ahora, no debe hacer clic en el botón "Iniciar combinación de correspondencia" en cualquier momento.

Paso 5

Elija qué hoja de cálculo o tabla del libro de Excel contiene sus direcciones si el archivo tiene varias opciones. Elija si la fila superior contiene encabezados, como "Nombre" y "Dirección", y presione "Aceptar".

Paso 6

Haz clic en "Bloqueo de direcciones" para configurar cómo aparecen las direcciones en los sobres. Elija las opciones de formato en el lado izquierdo de la ventana para ajustar la vista previa. Si en la vista previa falta información de su archivo de Excel, presione "Hacer coincidir campos" para asignar partes de cada dirección a columnas específicas en la hoja de cálculo.

Word es experto en interpretar datos de direcciones en Excel, incluso si no los divide en "Ciudad", "Estado", "Código postal" y otras columnas. Entre la detección automática de Word y las opciones de Coincidencia de campos, normalmente no necesitará editar el archivo de Excel para que funcione en Word.

Paso 7

Presiona "Vista previa de resultados" para ver una muestra del primer sobre, y use las flechas o los botones "Buscar destinatario" en Resultados de vista previa sección para comprobar otros sobres. No necesita mirar cada entrada antes de imprimir, solo asegúrese de que el formato general se vea bien. Haga clic en el botón "Finalizar y fusionar" y elija "Imprimir documentos" para imprimir. Si prefiere guardar el diseño del sobre, incluidas las direcciones, seleccione "Editar documentos individuales".

Paso 8

Seleccione "Todo" para imprimir un sobre para cada dirección, o especifique un rango de entradas, en el orden de su lista de Excel. Elija "Registro actual" para imprimir el sobre en la pantalla.

Consejo

Si no desea utilizar todas las direcciones en sus datos de Excel, presione "Editar lista de destinatarios" después de cargar el archivo de Excel. Desmarque direcciones individuales para excluirlas o elija "Filtrar" para usar direcciones que coincidan con una característica específica, como todas las direcciones con "NY" en la columna "Estado".

No necesita usar ninguna plantilla en particular en Excel para Word para importar direcciones, pero si está creando una lista de correo desde cero, ahorre tiempo comenzando con una plantilla de lista de direcciones. En Excel 2013, haga clic en "Archivo", "Nuevo" y busque "dirección" para encontrar varias opciones.

Advertencia

Si nunca ha impreso sobres antes, pruebe a imprimir uno solo con su dirección de remitente, usando "Archivo" e "Imprimir", antes de cargar los datos de Excel. Si sale en la dirección incorrecta, cambie la dirección de alimentación en las opciones de impresión de sobres.