Cómo insertar un documento de Microsoft Word en otro documento de Microsoft Word

Existen varias opciones para consolidar dos documentos de Word 2013. Las funciones básicas de copiar/pegar o arrastrar y soltar replican rápidamente el texto en otro documento, pero no establecerán un vínculo entre los dos. El uso de la función Insertar objeto de Word inserta texto de otro documento y, opcionalmente, establece un vínculo con el archivo original, por lo que las ediciones del documento de origen aparecen automáticamente en el archivo de destino copiado. También tiene la opción de agregar un ícono de archivo que incluye solo un enlace de referencia conveniente al archivo de origen.

Copiar texto directamente

Uno de los métodos más simples para consolidar archivos es usar el portapapeles. Resalta el texto que deseas copiar o presiona "Ctrl-A" para resaltar todo el documento y luego presiona "Ctrl-C" para copiarlo. Haga clic en cualquier parte del documento de destino y luego presione "Ctrl-V" para copiar el texto, incluido cualquier formato. A veces surgen problemas de formato (más sobre esto más adelante), pero puede eliminar el formato original presionando "Ctrl-Alt-V" para pegar y luego seleccionando "Texto sin formato" en la ventana Pegado especial. Esta ventana también proporciona una opción "Pegar enlace" que crea un enlace al archivo original, de modo que las ediciones en el documento de origen se actualizan automáticamente en el archivo de destino cuando se abre.

Arrastrar y soltar texto

Arrastrar y soltar ofrece un método más rápido para transferir texto entre dos documentos de Word abiertos. Resalte el texto de origen y luego haga clic y arrástrelo al destino. Word muestra un cursor que rastrea los movimientos del mouse y, cuando suelta el botón del mouse, Word copia el texto seleccionado en esta ubicación del cursor.

Usar la función Insertar objeto

El uso de la función Insertar objeto coloca todo el contenido de un documento de Word en otro. Haga clic en la pestaña "Insertar", seleccione "Objeto" en el grupo Texto y luego elija la pestaña "Crear desde archivo". A continuación, puede "Examinar" para otro documento de Word. Si no se selecciona ninguna opción, Word incluye todo el contenido del archivo de origen como texto editable. Sin embargo, al seleccionar la opción "Vincular a archivo" se agrega el texto en un cuadro de texto de solo lectura que no permite la edición, excepto dentro del archivo original; las ediciones del archivo original se reflejan automáticamente en el archivo de destino la próxima vez que lo abra. Al seleccionar "Mostrar como ícono", se agrega un ícono de Word DOCX que abre el archivo original cuando se hace clic.

​​Insertar texto desde archivo

Haga clic en el menú desplegable "Objeto" en el grupo Texto de la pestaña Insertar y luego seleccione "Texto de archivo" para agregar texto editable y no vinculado. Esta opción cumple la misma función que la búsqueda de un archivo en la ventana Objeto, pero no le ofrece las opciones de "Enlace a archivo" o "Mostrar como icono". Sin embargo, si no necesita estas opciones adicionales, usar este enfoque le ahorrará algunos clics.

Problemas de formato

A cada fragmento de texto de un documento de Word se le asigna un estilo; si no asignó manualmente un estilo, el texto usa automáticamente el estilo "Normal" de forma predeterminada. Todos los métodos para copiar texto, excepto la opción Pegado especial para eliminar el formato, transfieren el formato de forma predeterminada, pero pueden surgir problemas si ambos documentos usan el mismo nombre para estilos con diferente formato. En tales casos, los estilos del documento de destino se utilizan en lugar de los estilos originales del mismo nombre. Este suele ser el caso cuando se transfiere texto de un archivo creado por una versión anterior de Word que usa diferentes estilos predeterminados.