Cómo mantener sistemas de archivo electrónicos y en papel

Un sistema de archivo es un método para organizar el papeleo y los documentos para su almacenamiento. Se guarda un gabinete o caja que contiene versiones impresas de los documentos, mientras que un sistema electrónico guarda los datos en una computadora. Estos datos pueden ser correos electrónicos o documentos escaneados. Una vez que el sistema está configurado, es importante que se mantenga, para que permanezca en orden con información actualizada agregada regularmente. Para mantener el sistema, deberá crear un procedimiento para usar ambos sistemas.

Presentación de copias impresas

Paso 1

Etiquete cada carpeta, archivo y cajón o caja. El título debe incluir el tema de la documentación, más la fecha en que comienza el trámite. Por ejemplo, "Recibos de junio de 2010 - presente" o "Carpeta de recursos humanos de febrero de 2008".

Paso 2

Cree nuevas carpetas, archivos y cajones o cajas cuando tenga una nueva categoría de papeleo para guardar, o cuando las carpetas, archivos y cajones más antiguos estén llenos. Utilice códigos de colores para diferenciar entre años o meses.

Paso 3

Agregue nuevos documentos a la carpeta o cajón más relevante. Poner documentos en carpetas al azar arruinará el sistema de archivo, ya que la información se buscará en el lugar equivocado. Si el sistema ordena los documentos alfabéticamente, continúe utilizando este proceso en lugar de cambiar a otro formato.

Paso 4

Elimine los documentos viejos e innecesarios anualmente. A medida que continúe agregando archivos, parte de la información se volverá irrelevante y obsoleta. Tritúralo y libera espacio de almacenamiento adicional.

Presentación electrónica

Paso 1

Cree carpetas o directorios en su computadora. Consolide los datos periódicamente para que no se desorganicen. Tener varias unidades de red o varias carpetas que contengan información similar no es una forma eficaz de organizar los datos.

Paso 2

Copia de seguridad de los datos periódicamente. Use DVD, una unidad USB, un disco duro externo o una empresa externa para hacer esto. Esto protege los datos de pérdidas.

Paso 3

Asegure los datos bloqueando cada archivo, otorgando acceso a usuarios delegados o agregando una contraseña al abrir un archivo. Esto evita el mal uso de los datos, el fraude o el acceso no autorizado. Además, puede estar seguro de que solo lo utilizan las personas que saben cómo funciona el sistema.

Paso 4

Escriba un procedimiento para usar el sistema de archivo electrónico. Incluya instrucciones paso a paso sobre cómo encontrar, referenciar, categorizar y archivar los datos, para que cada usuario opere el sistema de la misma manera. Manténgalo actualizado si perfecciona el sistema para evitar confusiones entre los usuarios.

Paso 5

Revisar el sistema de archivo cada dos años. Verifique que funcione bien; esto se puede definir por qué tan efectivo es el archivo, qué tan fácil es encontrar datos y qué tan organizado está. Además, elimine archivos no deseados y minimice el desorden electrónico.

Consejo

Organice un día de capacitación grupal para explicar cómo funciona cada sistema de archivo para que pueda administrarse y mantenerse diariamente.

Solicite comentarios sobre cómo desarrollar el sistema de archivo para que sea más fácil de usar o esté mejor organizado.