Cómo organizar actas de reuniones con Word

Si cree que un "comité es un organismo que guarda actas y desperdicia horas", entonces está en compañía de docenas de lectores desde al menos 1934 hasta el presente.

Sin embargo, en el mundo real, llevar actas debería ayudarlo a ahorrar horas:horas desperdiciadas tratando de recordar quién decidió qué, cuándo y por qué. Cuando sea su trabajo escribir y mantener las actas de una organización, primero determine qué elementos deben incluir sus actas y luego busque o cree una plantilla que incluya esos elementos.

Por qué importan los minutos

Las actas de las reuniones brindan transparencia en la toma de decisiones de su organización y sirven como un registro importante de las decisiones que toma un grupo. También responsabilizan a los miembros al indicar claramente cualquier acción que los miembros hayan acordado tomar. Con el tiempo, son un recurso para la historia de una organización, ayudando a los nuevos miembros a ponerse al día con los problemas y decisiones y brindando una ventana al crecimiento de una organización. Según la complejidad y el enfoque de su organización, las minutas pueden ser un resumen conciso o una contabilidad detallada.

Elementos de Actas Efectivas

Independientemente del tamaño de su organización o la cantidad de personas en su reunión, la cantidad mínima de información que deben incluir las actas de la reunión es:

• Fecha, hora y lista de asistentes
• Actualización/resumen de las actas de la reunión anterior
• La agenda de la reunión
• Un registro de cualquier decisión o voto
• Una declaración clara de cualquier elemento de acción o "cosas por hacer"

Si su organización necesita una rendición de cuentas precisa y actas detalladas, las Reglas de orden de Robert, comúnmente utilizadas por las organizaciones como guía para llevar a cabo reuniones, definen los elementos importantes y las formas de las actas.

Uso de plantillas de Word

Word ofrece una variedad de plantillas para actas de reuniones.

Paso 1:encuentre una plantilla de minutos de Word.

Seleccione Archivo y luego Nuevo . Introduce "minutos" como término de búsqueda y pulsa Intro . Esta búsqueda arroja unas pocas docenas de plantillas, 12 de las cuales son específicas para reuniones, algunas etiquetadas como "formales", algunas "informales" y algunas específicas para organizaciones como las PTA. Para las actas de las reuniones, restrinja su búsqueda seleccionando Reunión en la barra lateral derecha.

Para los fines de este ejemplo, haga clic en Actas de reuniones formales para considerar el conjunto de elementos más sólido a incluir, y luego haga clic en Crear para iniciar un documento de Word basado en esta plantilla.

Paso 2:Asegúrese de que la plantilla incluya el contenido que necesita.

Analice la plantilla y considere los elementos a incluir, según las necesidades de su organización. Para una reunión más informal, puede, por ejemplo, reemplazar la Llamada al pedido sección con una sección más informal que incluye solo la fecha, el lugar y la hora de la reunión, o reemplace la pasada lista sección con lista simple de asistentes.

Paso 3:Reemplace los campos de marcador de posición con sus propios datos.

Reemplace los campos de texto con contenido relevante para su organización haciendo doble clic en el texto del marcador de posición y escribiendo su propio contenido. Por ejemplo, haga clic en el elemento de la lista Asunto abierto/resumen de la discusión e ingrese su propio texto.

Muchas plantillas, incluida esta, contienen campos para datos, como el nombre de la organización, los funcionarios o ciertos elementos comunes. Después de ingresar texto en un campo, ese texto completa todas las instancias del campo; por ejemplo, "Nombre de la secretaria" es un campo que, después de ingresar "Benjamin Franklin", completa todas las demás instancias de ese campo.

Paso 4:Registrar las discusiones y decisiones de la reunión.

Después de cada punto, detalle los puntos importantes de la discusión, así como la decisión o acción final requerida. Considere usar subtítulos como "Discusión" y "Acción" para asegurarse de abordar los puntos principales.

Consejo

La mayoría de las plantillas utilizan estilos de Word. Por ejemplo, los elementos numerados en Problemas abiertos y Asuntos nuevos tienen aplicado el Número de lista. Al hacer clic en Entrar después de estas líneas agrega otra línea de número de lista. Para agregar contenido debajo de un elemento sin agregar otro elemento numerado, cambie el estilo a Normal en el grupo Estilos y aumente la sangría con Aumentar sangría en el grupo Párrafo.

Creación de su propia plantilla de minutos

Si bien es probable que usar una plantilla ya preparada sea más rápido, en su lugar puede crear su propia plantilla de actas de reuniones y luego reutilizarla para cada reunión.

Paso 1:Cree un nuevo documento de Word y agregue un título.

Abra un documento de Word, seleccione Título 1 del grupo Estilos en la pestaña Inicio e ingrese el nombre de su organización.

Paso 2:Crea marcadores de posición para las secciones principales.

Agregue marcadores de posición para sus secciones principales, aplicando Título 2 Si es deseado. Estas secciones deben reflejar los requisitos de su propia organización y deben ser coherentes de una reunión a otra.

Aplique estilos de Word según sea necesario. Para aplicar un estilo, por ejemplo, un estilo de lista con viñetas a los elementos de la agenda, abra Estilos barra lateral haciendo clic en el icono de flecha en el grupo Estilos y busque y seleccione un estilo.

Consejo

Guarde su documento como plantilla, ya sea después de crear sus secciones principales o después de agregar otros datos comunes, como asistentes o funcionarios. Para guardar un documento como plantilla, seleccione Archivo , Guardar como y luego Computadora para guardarlo en su computadora en lugar de la nube o un servidor. Navegue a cualquier lugar conveniente, no importa en qué carpeta lo guarde porque guardarlo como una plantilla anula la carpeta seleccionada.

En el menú desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Word (*.dotx) para guardarlo como un archivo DOTX o una plantilla. Word lo guarda automáticamente en su carpeta Plantillas personalizadas de Office. Para usarlo más tarde, seleccione Archivo , Nuevo y luego haga clic en Personal para acceder a sus propias plantillas personalizadas.

Paso 3:Registre los eventos de su reunión.

Introduzca los detalles en cada sección. Aborde cualquier punto planteado durante una discusión de la reunión que ayudaría a aclarar las decisiones en caso de que su comité u otros necesiten revisar o comprender la historia de su organización.

No existe una única forma de organizar las actas. En este ejemplo, hemos separado la agenda en sí misma de la discusión, pero podría combinar estos dos elementos en su lugar.

Consejo

Pulsando Intro después de una línea con estilo, generalmente continúa el mismo estilo, dependiendo de las propiedades del estilo. Para volver rápidamente al Normal predeterminado estilo, pulsa Intro dos veces.