Cómo usar Microsoft Sharepoint

A medida que Internet convierte cada vez más la colaboración en un esfuerzo global, las herramientas como SharePoint 2013 de Microsoft son cada vez más valiosas para fomentar la productividad y el trabajo en equipo. SharePoint permite a las organizaciones comunicarse, compartir documentos e información y organizar sus esfuerzos como grupo. Microsoft también ofrece varias herramientas adicionales para la implementación y el desarrollo de SharePoint.

Almacenamiento y uso compartido de documentos

SharePoint le permite a su organización compartir y editar documentos importantes desde una única interfaz a través de Internet. Los documentos se pueden almacenar en línea arrastrándolos desde su escritorio a SharePoint. Puede acceder a estos documentos desde cualquier computadora o dispositivo móvil, siempre que inicie sesión en su cuenta de SharePoint. También puede compartir documentos con colegas seleccionando el botón "Compartir" e ingresando los nombres de los compañeros de trabajo en SharePoint. Cualquiera que tenga acceso al documento puede verlo y editarlo con los permisos suficientes, dejando una copia uniforme para que todos puedan trabajar, en lugar de varias copias en diferentes niveles de edición. La compatibilidad integrada con OneDrive for Business también le permite sincronizar archivos de SharePoint con sus dispositivos.

Comunicación y Colaboración

SharePoint también cuenta con una interfaz de red social integrada para su organización, lo que facilita la conexión con colegas para obtener consejos y opiniones y para coordinar eventos y plazos. La función Comunidades también permite discusiones y soporte en toda la empresa para cualquier número de temas. SharePoint también funciona en conjunto con Microsoft Office, lo que permite la mensajería instantánea y el chat desde los programas de Office y la capacidad de invitar a colegas a editar documentos en grupo.

Organización de proyectos y tareas

SharePoint también permite la organización específica de proyectos, tareas o departamentos con el uso de sitios de SharePoint. Estos sitios son accesibles solo para colegas en la lista de colaboradores y se pueden usar para almacenar documentos y archivos importantes, asignar tareas a personas específicas y administrar un calendario y una línea de tiempo. Los sitios también pueden almacenar documentos de bloc de notas de OneNote específicos de la tarea o el grupo asignado al sitio. Los sitios de SharePoint también se pueden usar para iniciar Project y organizar tareas y proyectos más complejos, que luego se pueden sincronizar con el sitio de SharePoint. Los sitios también tienen sus propias bandejas de entrada de correo electrónico dedicadas, que se integran en Outlook y crean una bandeja de entrada dedicada, separada de su correo electrónico personal.

Búsqueda específica de la empresa

SharePoint también cuenta con una herramienta de búsqueda que le permite buscar personas, documentos, proyectos y sitios dentro de su organización. La herramienta de búsqueda está diseñada para ser intuitiva, recogiendo búsquedas y comportamientos anteriores y adaptándose en consecuencia. Los documentos recuperados por la búsqueda se pueden previsualizar e iniciar directamente desde el menú de búsqueda, y también se puede acceder directamente desde el menú de búsqueda a información detallada sobre personas o listas de cualquier persona y cualquier documento relacionado con un proyecto específico.

Gestión de sitios web

SharePoint también se puede usar para desarrollar los sitios web de su organización además de los sitios dentro de SharePoint. SharePoint es compatible con muchas herramientas de desarrollo web, como Dreamweaver y ExpressionBlend, y se puede usar para crear directamente todo su sitio web y administrar todos sus recursos. También se puede usar para optimizar su sitio para que funcione en múltiples plataformas, incluidos diferentes navegadores web y dispositivos móviles.

Herramientas adicionales de SharePoint

SharePoint ofrece una serie de herramientas adicionales para desarrollar una red de SharePoint. SharePoint Foundation es una oferta local gratuita de la tecnología sobre la que se basa SharePoint y se puede usar para crear la mayor parte del contenido que se encuentra en la edición paga de SharePoint. SharePoint Server agrega herramientas y características adicionales para implementaciones empresariales locales. SharePoint Designer es una herramienta para crear sitios web que utilizan SharePoint Foundation y el software del servidor, mientras que SharePoint Workspace es un programa de escritorio para almacenar contenido de su red de SharePoint sin conexión durante los períodos en que su conexión de red no está disponible. Finalmente, SharePoint Online es un servicio basado en la nube que cuenta con las mismas herramientas y funciones de SharePoint sin ninguna instalación local.