Cómo usar Outlook para programar salas de conferencias

En una oficina ocupada con múltiples salas de conferencias, puede ser difícil hacer un seguimiento de qué salas de conferencias están en uso y en qué momento. El calendario de Microsoft Outlook se puede usar para programar sus reuniones, citas y eventos, y también se puede usar para eventos de toda la oficina, como el horario de las salas de conferencias. Puede configurar un calendario para programar todas las salas de conferencias, de modo que el personal pueda ver fácilmente la disponibilidad de salas de conferencias para cualquier hora y fecha.

Paso 1

Abra Microsoft Outlook. Haga clic en "Calendario" en el panel Favoritos. Haz clic derecho en "Calendario" y selecciona "Nuevo calendario". Introduzca un nombre para el nuevo calendario, como "Horario de la sala de conferencias".

Paso 2

Haga clic en "Vista de programación" en la interfaz de la cinta. Haga clic derecho en el calendario y seleccione "Nueva cita".

Paso 3

Haga clic en "Categorizar" en la cinta y seleccione "Todas las categorías". Resalte una categoría de color y haga clic en "Renombrar". Introduzca un nombre para la categoría, como "Sala de conferencias 1" o "Sala de conferencias del vestíbulo". Cambie el nombre de categorías de color adicionales, una para cada sala de conferencias. Haz clic en "Aceptar".

Paso 4

Ingrese un título de reunión o evento en el cuadro de texto Asunto. Ingrese el nombre o el número de la sala de conferencias en el cuadro de texto Ubicación. Introduzca el día y la hora de inicio del uso de la sala de conferencias y la hora de finalización del uso. Si necesita una sala de conferencias durante varios días, también puede cambiar la fecha de finalización.

Paso 5

Ingrese los detalles de la reunión programada en la sala de conferencias en la ventana principal. Puede incluir una descripción de la reunión y una lista de los asistentes.

Paso 6

Haga clic en "Categoría" en la cinta y haga clic en la sala de conferencias donde se llevará a cabo la reunión. Este color codifica la reunión en el calendario y diferencia fácilmente entre varias salas de conferencias en uso al mismo tiempo.

Paso 7

Haga clic en "Guardar y cerrar" para cerrar el evento de la sala de conferencias y volver al calendario.