Cómo usar etiquetas Avery 5160 en Excel

Las etiquetas Avery son un producto de oficina estándar muy conocido y las etiquetas 5160 (entre otros tamaños) son compatibles con los productos de Microsoft. Puede imprimir etiquetas Avery desde Excel, pero el proceso finalmente requiere una combinación de correspondencia para categorizar los campos de etiqueta e importarlos a un formato de etiqueta.

Durante el proceso de combinación de correspondencia, configura columnas de datos en Excel y luego las combina con los campos de formato en Microsoft Word. El proceso no es complicado, pero requiere tiempo para configurar el formato correctamente. Las listas de contactos grandes u otras formas de datos en Excel también requieren más tiempo para completarse.

La alternativa al uso de Excel con Word es escribir manualmente cada etiqueta o ejecutar una combinación de correspondencia a través de otro programa compatible, como Microsoft Outlook. La opción de Microsoft Outlook es atractiva solo si ya usa el servicio como su administrador de correo.

Las etiquetas Avery son estándar en el formato de etiquetas de Microsoft Word, y el tamaño ya está almacenado en un ajuste preestablecido, lo que las convierte en una excelente opción para el proceso de etiquetado. Otras marcas y diseños de etiquetas comunes también se almacenan en el formato de etiqueta para Microsoft.

Formas de usar Excel para etiquetas

Antes de saltar a Excel y usar el programa para alojar sus datos, considere si Excel es el mejor uso para su situación particular. Si está creando una pequeña cantidad de etiquetas (menos de 100 con información mínima, por ejemplo), escribir la información directamente en un documento de Word con formato de etiqueta es una mejor opción. Esto es especialmente cierto para una lista de un solo uso.

Excel es ideal para albergar una gran cantidad de información, como una lista de contactos con nombre, dirección y otra información para cientos o incluso miles de personas. Las listas que están en constante crecimiento y evolución son fáciles de administrar en Excel.

El libro de Excel no es una buena opción para imprimir etiquetas para la lista administrada, pero el formato facilita mover los datos a otros programas y formatos. Por ejemplo, puede cargar fácilmente una lista de contactos a un administrador de correo electrónico desde Excel.

Use Excel si la información es importante y verá un uso continuo. De lo contrario, considere escribir manualmente la información directamente en un documento de Word.

Formateo para imprimir etiquetas Avery

En Excel, dé formato a los campos de etiqueta usando encabezados de columna. Por ejemplo, encabeza cada columna con un campo específico como nombre , apellido , dirección , ciudad , estado , código postal , dirección de correo electrónico y cualquier otra información que conserve sobre los contactos. Configurar una columna para cada conjunto específico de datos es importante cuando llega el momento de formatear las etiquetas.

Cada fila corresponde a un único contacto o conjunto de datos. El uso de un encabezado de columna para cada parte de la información maximiza su capacidad para colocar la información en las etiquetas más adelante cuando utilice el proceso de combinación de correspondencia. At this point, save the Excel worksheet and exit the program. Then, open Microsoft Word to run the mail merge and ultimately print the labels.

Format the Labels in Word

Head to the Mailings tab in the new Word document and select the Start Mail Merge option. Select Labels and click Label Options. This is where you format the Word document for the Avery 5160 labels.

Choose continuous feed printer or page printer based on the model you use. Below the printer options are the label options. Select the drop-down menu to view the suppliers and select Avery from this list.

Another list generates with all the Avery label styles. Click the 5160 model labels and select OK . The Word document sizes the labels to match the exact spacing and design necessary.

Now, click File and select the Advanced option to connect Excel to Word. Mark the Confirm file format conversion check box and select OK . Return to Mailings and click Select Recipients to locate your Excel file. Select the file to merge the information with Word.

Format the way your data should look on the labels in the Mailings settings as well. Use the <> styling to lay out the information. This correlates with the columns you created earlier in Excel. You can configure this information in any way you want.

An address label typically hosts the name, street address, city, state and ZIP code. You can also add a company name or any custom field as long as it exists in an Excel column. Format each column heading in the exact manner you want it to appear. This includes the spacing between words and the line on which it exists.

Adjust the font settings in this area as well. Using the default font as mapped from Excel works fine, but custom styling is an easy option for labels. Just run a print preview after merging to make sure the font and text size fit on the label.

Mail Merge Labels and Print

Now the Avery labels are formatted, and the information is connected. Click Match Fields under Mailings and make sure the column headings from Excel match the <> formatting you used earlier. If everything matches, move forward. If not, use the drop-down menus to adjust until all the fields match. This maps the Excel columns to the labels.

Click Finish and Merge under the Mailings tab to complete the process. Click Print to send the job to your printer. Place the Avery labels in the printer tray before executing the print function.

Also, do a print preview to double-check alignment and spacing and to locate any errors. Labels and printer ink are costly, and double-checking the file ensures you do not need to print more than one time.

Microsoft Outlook Shortcut

An alternative exists to running a mail merge between Excel and Word. The Outlook option is specific to contact lists, but it offers an easy method for loading contacts from Excel into the Outlook contact manager.

If you maintain email contact with anyone on the list, this feature is especially useful. Enter Outlook and choose Add contacts and select From file. You can use Excel or a standard CSV file to achieve the same result. Select the file and import everything into the Outlook manager.

Now, running a mail merge in Word is a much shorter process. Select all the desired contacts using the Shift +Control keyboard command to highlight multiple contacts.

Go to the Home tab in Outlook and choose Mail Merge followed by Only Selected Contacts . Choose the contact fields you want on the labels or click All Contact Fields to transfer everything. Choose New Document and select the type of document. Mailing Labels is the most obvious selection on the list.

This action triggers a Word document to open, and all the contact information is mapped and ready. You still need to use Word to select the Avery label style, but the process is the same as listed above.

If you are prudent, enter the Write and Insert Fields section in Word to double-check the mapping. You can also run a print preview to ensure everything is laid out correctly and ready to print. Otherwise, you are all set and can print out the labels quickly using the Outlook mail merge process.