Cómo utilizar un programa de Microsoft Access

Microsoft Access es el programa de base de datos que se incluye con la suite Office de Microsoft. Si bien no es tan intuitivo y fácil de usar como la mayoría de los otros programas de Office, Access ofrece potentes funciones para crear bases de datos y extraer datos de ellas. Aprender algunos pasos básicos te permitirá comenzar a realizar bases de datos, tablas, informes, formularios y consultas. Una vez que el programa se vuelva más familiar, puede comenzar a aprender técnicas avanzadas, como crear combinaciones de correspondencia y más.

Paso 1

Crear una base de datos. Inicie Access y haga clic en "Nuevo" en el menú "Archivo" o en el "Botón de Office". Haz clic en "En mi computadora". Seleccione el tipo de base de datos deseado y haga clic en "Aceptar". Ingrese un nombre para la base de datos y haga clic en "Crear". Se iniciará el asistente de base de datos.

Paso 2

Agregar tablas a la base de datos de Access. En la vista de base de datos, seleccione "Tablas" en "Objetos". En la barra de herramientas de la ventana de la base de datos, seleccione "Nuevo" y luego haga doble clic en el botón "Asistente para tablas". Siga las instrucciones del asistente de tablas para crear el tipo de tabla deseado.

Paso 3

Crear relaciones entre tablas. En la vista de base de datos, seleccione "Diagramas de base de datos" en "Objetos". Haga clic en el diagrama deseado y luego seleccione "Diseño". Seleccione las columnas de la tabla que desea relacionar con el selector de filas y luego arrástrelas a la tabla relacionada. Se abrirá el cuadro de diálogo "Crear relación". Haga clic en "Aceptar" para confirmar.

Paso 4

Utilice formularios para ingresar datos en la base de datos. Vaya a la pestaña "Formularios" del menú de la base de datos, o haga clic en "Formularios" en la barra de herramientas. Seleccione "Crear formulario mediante el asistente" y utilice el botón de flecha doble para elegir los campos. Haga clic en Siguiente." Seleccione el diseño deseado y haga clic en "Siguiente" nuevamente. Seleccione un estilo, haga clic en "Siguiente" e ingrese un nombre para el formulario. Haga clic en "Finalizar" y comience a ingresar datos.

Paso 5

Cree una consulta para extraer información de la base de datos. Seleccione "Consultas" en la barra de herramientas, o vaya a la pestaña "Consultas". Haga doble clic en "Crear consulta mediante el asistente". Se abrirá el Asistente para consultas. Seleccione una tabla y elija los campos deseados para los resultados de la consulta, luego haga clic en "Siguiente". Elija "Mostrar todos los campos" o "Resumen" y haga clic en "Siguiente" nuevamente. Introduzca un nombre para la consulta y haga clic en "Finalizar".