Diferencia entre los contactos y la libreta de direcciones en Outlook

Si bien la mayoría de las personas familiarizadas con Microsoft Outlook pueden usarlo principalmente para enviar y recibir correos electrónicos, Outlook es una aplicación poderosa con muchas herramientas útiles, que incluyen un calendario, administración de tareas y funciones para tomar notas. Otro elemento clave de Outlook es su capacidad para ayudarte a organizar la información personal de tus contactos, ya sean colegas o personas ajenas a tu empresa. Esto se hace con las herramientas Contactos y Libreta de direcciones.

Definición

Tanto la función de Contactos de Outlook como la Libreta de direcciones global se parecen mucho a un Rolodex electrónico, donde puede acceder a la información de contacto de las personas con las que probablemente trata regularmente. Sin embargo, la función Contactos suele ser una lista de contactos externos, mientras que la Libreta de direcciones contiene información de las personas que trabajan en su empresa. Esta es una configuración común en el mundo de los negocios porque las libretas de direcciones se almacenan en un servidor de Exchange y se pueden compartir con todos en la empresa.

Función

La función Contactos está diseñada para ayudarlo a acceder rápidamente a la información de las personas con las que ha estado en contacto anteriormente pero que no necesariamente trabajan para su empresa. La lista global de direcciones está diseñada para ponerlo rápidamente en contacto con colegas o listas de direcciones definidas por la empresa.

Capacidad para editar

Si bien las herramientas Contactos y Libreta de direcciones contienen información de contacto, los usuarios solo pueden editar los Contactos porque están almacenados en su computadora. Puede agregar nuevos contactos, editar información sobre contactos existentes y eliminar contactos. La libreta de direcciones, por otro lado, generalmente solo puede ser editada por un administrador del sistema. Para usuarios domésticos, las listas son editables.

Información

La libreta de direcciones suele contener una lista de todos los empleados y departamentos de una empresa, incluida una dirección de correo electrónico, una extensión de teléfono o un número de teléfono, un título y una ubicación. Al hacer clic en una entrada individual, obtendrá detalles de contacto adicionales, como un segundo número comercial y una dirección postal. Una lista de contactos incluye un nombre, un nombre para mostrar y una dirección de correo electrónico. Al hacer clic en un contacto individual, se abrirá un formulario con campos para ingresar más información, incluida la empresa, la dirección postal, el cargo, los números de teléfono y una foto.

Habilidad de búsqueda

Tanto Contactos como la Libreta de direcciones lo ayudarán a ubicar rápidamente la información de contacto de las personas para que no tenga que perder el tiempo buscando tarjetas de presentación u hojeando directorios de empresas. En la parte superior de la interfaz del programa, es probable que tenga un pequeño ícono que parece un libro abierto. Al hacer clic en él, aparece un cuadro de búsqueda. Puede ingresar un nombre en ese cuadro de búsqueda y elegir si desea buscar en la libreta de direcciones o en la lista de contactos.