Instrucciones paso a paso para hacer una hoja de cálculo de Excel

Cuando trabaja con datos, las hojas de cálculo pueden ser una forma práctica de organizar todo en un formato fácil de entender. Las hojas de cálculo son ideales para establecer presupuestos, realizar un seguimiento del progreso de los proyectos y la planificación. En la era anterior a la tecnología, las empresas usaban libros de contabilidad en papel para realizar un seguimiento de estas cosas, pero ahora Microsoft Excel es la herramienta preferida. Afortunadamente, crear y actualizar hojas de cálculo de Excel es relativamente sencillo.

Cómo hacer una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo tiene la misma configuración ya sea en papel o en la pantalla de su computadora. Tienes filas que comienzan en la parte superior y continúan durante la duración de los datos. También hay columnas , que comienzan en el lado izquierdo de la hoja de cálculo y continúan hacia la derecha hasta donde sea necesario. El punto donde una fila se encuentra con una columna correspondiente se llama celda .

En Microsoft Excel, a cada fila se le asigna un número , mientras que cada columna tiene una letra . Así que la primera celda es A1. Si asigna un encabezado a cada columna, la primera fila se reserva para ese propósito, lo que requiere que ingrese un título para cada columna. Si está monitoreando un presupuesto, por ejemplo, la primera columna podría ser los productos, mientras que la columna B es el dinero que gastó y la columna C, el impuesto que pagó, seguido del precio total en la columna D.

Hacer una hoja de cálculo en Excel

Si tiene Microsoft Office, Excel está incluido en el paquete. Vaya a su lista de aplicaciones y elija Microsoft Excel de la lista. Seleccione Archivo y Nuevo para abrir una nueva hoja de cálculo con el título predeterminado de Libro1 . En la parte inferior de la pantalla, hay una pestaña que dice Hoja1 .

Al igual que con Microsoft Word, tiene una cinta en la parte superior de la pantalla que le permite personalizar el documento y formatear las celdas. En Inicio , puede poner el texto en negrita o cambiar el tipo y el tamaño de fuente. También puede cambiar la alineación del texto dentro de cada celda a alineado a la izquierda, alineado a la derecha o centrado.

Workbooks Versus Worksheets

Una cosa que puede ser confusa inicialmente es la terminología. Cada nuevo documento que abre en Excel se denomina libro de trabajo. Dentro de cada libro de trabajo, crea una hoja de trabajo, que verá como una pestaña en la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, una nueva hoja de cálculo se llama Hoja1, pero puede hacer clic con el botón derecho en ella y elegir Cambiar nombre. para darle el nombre que desee.

Para crear una nueva hoja de cálculo, haga clic en el símbolo + junto a la pestaña de la hoja de trabajo en la parte inferior de la pantalla. Puede insertar una hoja de trabajo entre dos que ya ha creado haciendo clic con el botón derecho en una pestaña y seleccionando Insertar hoja . Puede mover las hojas haciendo clic en la pestaña deseada y arrastrándola hacia la derecha o hacia la izquierda de donde se encuentra actualmente.

Uso de la función Suma

Una de las características más útiles de una hoja de cálculo de Excel es su AutoSuma rasgo. Para ver cómo funciona esta fórmula, escriba una serie de números en una columna y luego haga clic en la celda en blanco debajo del último número. En la cinta, haga clic en Fórmulas y Autosuma . Verá la fórmula emergente de Autosuma en el último cuadro, por ejemplo, =SUM(A1:A4) . Al hacer clic en Entrar , la fórmula totaliza las filas superiores e ingresa la suma en el cuadro que contiene la fórmula.

También puede escribir sus propias fórmulas. A medida que se sienta más cómodo con esta función, puede ampliar lo que puede hacer dentro de la aplicación. En la fórmula de Autosuma =SUM(A1:A4) , por ejemplo, la fórmula indica a Excel que totalice los elementos de las filas A1 a A4.

Tablas dinámicas para organizar datos

A medida que comience a trabajar con mayores volúmenes de datos, sentirá una necesidad cada vez mayor de administrar todo de manera más eficiente. Una tabla dinámica está integrado en Excel como una forma de organizar fácilmente la información. En lugar de ordenar manualmente filas y filas de información, puede configurar las cosas para obtener rápidamente los datos que necesita.

Con una tabla dinámica, no está reorganizando la hoja de Excel ni cambiando los datos que contiene. En cambio, está cambiando los datos de una manera diferente, de ahí el nombre de "pivote", para verlos desde una dirección diferente. Puede ingresar la información manualmente o dejar que Excel haga el trabajo por usted.

Creando una tabla dinámica

Si desea crear una tabla dinámica para su hoja de Excel, la forma más fácil es dejar que Microsoft le recomiende una. En Insertar , haz clic en la flecha desplegable junto a Tablas y elige Recomendar tablas dinámicas . En ese momento, Microsoft le presenta varias opciones para organizar sus datos.

Si se siente aventurero, puede crear su propia tabla dinámica basada en los datos que ha ingresado. En Insertar , vaya a la flecha desplegable junto a Tablas y seleccione Tabla dinámica . Puede optar por insertar su tabla dinámica en la hoja de trabajo existente o comenzar una nueva hoja de trabajo con la información. Después de seleccionar Entrar , podrá comenzar a crear su informe.

Creando un Tablero en Excel

Otra característica útil de Excel es el panel de control , que puede rastrear sus datos en un solo lugar. A medida que las empresas tienden a tomar decisiones basadas en datos, este tipo de información de fácil acceso se está volviendo esencial. La mejor manera de garantizar el éxito al crear un tablero es primero planificar lo que espera obtener al hacerlo. Las métricas que necesita recopilar deben enumerarse mucho antes de comenzar a construir.

Cuando esté listo para comenzar, importe sus datos a Excel si aún no están allí. Luego, abra un nuevo libro de trabajo y configure una o dos hojas de trabajo adicionales agregando pestañas en la parte inferior. Las hojas adicionales son donde oculta sus datos adicionales. Luego agregue un gráfico de Gantt seleccionando Insertar , Gráficos y la segunda opción. Para insertar sus datos, haga clic derecho en el gráfico y elija Seleccionar datos .

Creando un Horario en Excel

Entre los muchos usos comerciales de Excel se encuentra la creación de horarios. Si tiene una empresa con empleados a tiempo parcial que siguen un horario semanal, Excel puede ser útil. Siguiendo un breve tutorial de Excel, puede comenzar a crear un horario para su equipo.

Para crear un horario, abra Excel e ingrese Horarios en Buscar todas las plantillas cuadro en la esquina superior derecha. Elija la plantilla que mejor se adapte a lo que está tratando de hacer. En este caso, es probable que sea Horario de turnos del empleado o Turno semanal de empleados calendario. Una vez allí, puede escribir los nombres ficticios con sus propios nombres de empleados, agregar líneas y eliminar encabezados para que pueda cambiar los horarios enumerados.

Creando una Macro en Excel

Las macros son una herramienta útil de Microsoft que le permite ahorrar pasos que requieren mucho tiempo al designar comandos simples para las tareas más complicadas que ejecuta todos los días. Crear y usar macros es sorprendentemente fácil, especialmente una vez que aprendes a hacerlo. Primero, deberá agregar el desarrollador pestaña eligiendo Excel> Preferencias> Cinta de opciones y barra de herramientas . Compruebe el desarrollador en la lista de la derecha y guarde el cambio.

Para hacer una macro, elija Grabar macro en el desarrollador pestaña. Asigne un nombre a la macro, ingrese la tecla de método abreviado que desea que apunte a la acción y presione OK. . Inmediatamente ejecute la acción que desea grabar y luego presione Detener grabación en el Desarrollador pestaña. Cada vez que desee realizar esa acción, simplemente presione la secuencia de palabras clave que especificó cuando grabó la macro.

Hacer un gráfico circular de Excel

Las largas listas de números pueden ser aburridas. Puede darle vida a cualquier hoja de cálculo de Excel agregando elementos visuales. Un gráfico circular es una excelente forma de mostrar porcentajes, ya que cada sección del gráfico circular representa un segmento de la información que está transmitiendo.

Para crear un gráfico circular, primero debe tener los datos en una hoja de cálculo. Si encuestó a 100 personas, haga una lista en una columna de las respuestas y el número de personas que eligieron cada respuesta en la columna directamente al lado. Seleccione la información que desea que se incluya en el gráfico circular y elija Insertar en la barra de menú y Pastel . Luego seleccione el estilo que prefiera.

Hacer un gráfico de barras de Excel

Un gráfico de barras es mejor para mostrar cómo ha cambiado algo con el tiempo o para comparar varios elementos entre sí. Si ha encuestado a un gran grupo de personas sobre los temas que más les interesan, por ejemplo, puede usar un gráfico de barras para mostrar cómo respondieron los hombres y las mujeres en cada área temática.

Después de ingresar la información en una hoja de Excel, seleccione los datos que desea incluir y elija Insertar> Gráfico> Barra desde la barra de menú. La información se muestra como un gráfico de barras automáticamente. Puede cambiar el diseño del nuevo gráfico de barras en la cinta en la parte superior de la pantalla, lo que incluye agregar elementos de gráfico, ajustar rápidamente el diseño y cambiar los colores que se utilizan para ilustrar sus datos.

Crear etiquetas de correo en Excel

Muchas empresas encuentran que una hoja de cálculo de Excel es una herramienta útil para organizar y administrar grandes listas de correo. Aunque existen aplicaciones de base de datos más complejas para empresas que tienen listas de correo difíciles de manejar, Excel puede funcionar bien para empresas que todavía están creando y haciendo crecer una base de datos de clientes. También puede ser una forma rápida y sencilla de hacer etiquetas postales a partir de una pequeña lista de nombres que haya obtenido en línea o de las respuestas a una promoción.

Antes de que pueda crear etiquetas de correo, primero debe crear la lista de correo de una manera que pueda convertirse fácilmente en direcciones. Sin embargo, si desea imprimir etiquetas, deberá ir a Microsoft Word y elegir el tipo de correo que desea realizar desde Iniciar combinación de correspondencia. desplegable en Correos . Si desea utilizar la lista que configuró en Excel, haga clic en la flecha desplegable junto a Seleccionar destinatarios y elige Usar una lista existente . Luego, conecte su documento de Excel.

Cómo imprimir una hoja de cálculo

Ningún tutorial de Excel estaría completo sin revisar cómo imprimir el documento que ha creado. Imprimir en Excel puede ser un poco complicado, ya que requiere un par de pasos adicionales si desea líneas de cuadrícula o si necesita controlar el área del documento que desea imprimir. Dado que un libro de trabajo puede contener varias hojas de trabajo, también debe asegurarse de imprimir solo las hojas que necesita.

Antes de imprimir, seleccione las hojas de trabajo que desea imprimir. Si desea imprimir varias hojas, mantenga presionada la Mayús mientras hace clic en las pestañas. Elija Archivo> Imprimir> Mostrar detalles . Aquí puede elegir si imprimir las hojas activas o el libro completo, así como elegir la orientación. Sin embargo, si desea imprimir líneas de cuadrícula o encabezados, debe indicarlo antes de elegir Archivo.> Imprimir seleccionando Opciones de hoja debajo del diseño de página pestaña y marcando las casillas para imprimir esos elementos.