La mejor manera de guardar correos electrónicos de Outlook

Mientras usa Microsoft Outlook para su cuenta de correo electrónico, querrá asegurarse de que puede realizar un seguimiento de todos sus mensajes y que puede consultarlos cuando lo necesite. Por eso es importante comprender cuál es la mejor manera de guardar y almacenar sus mensajes de correo electrónico desde su cuenta de Outlook.

Carpetas

Según Microsoft, la mejor práctica es mantener la bandeja de entrada para los mensajes que necesita leer y procesar usted mismo y crear otras carpetas que pueda usar para ciertos tipos de correo. Cree una carpeta "1-Referencia". Suelta manualmente cualquier mensaje al que necesites volver más tarde o que aún no hayas tenido tiempo de leer. Pon un "1" delante de él para que aparezca justo debajo de tu bandeja de entrada. Cree otras carpetas, como "Personal", para archivar los correos electrónicos personales y mantenerlos separados de los correos electrónicos del trabajo. De esa manera, no tendrá que preocuparse de que sus compañeros de trabajo miren por encima del hombro sus mensajes personales. Puede crear un conjunto de carpetas para correos electrónicos de listas de correo, de modo que esos mensajes se redirijan a una carpeta. De esa forma, no tendrás que llenar tu bandeja de entrada con toneladas de mensajes que quizás ni siquiera necesites leer.

​​Archivo

Configure todas sus carpetas para que se archiven automáticamente cada año. El sistema de archivo te permite guardar los correos electrónicos que son importantes sin que tengas que hacer nada. Outlook puede pedirle que responda si desea archivar automáticamente todos sus mensajes. Haga clic en "Sí" y comenzará el proceso de archivado. Sus mensajes se mueven desde la bandeja de entrada u otras carpetas a una carpeta "Archivo", a la que puede acceder en cualquier momento. Todas sus carpetas se imitarán en la carpeta "Archivo". Por ejemplo, si tiene carpetas de referencia, personales y comerciales, verá las mismas tres carpetas en "Archivo".

La función "Autoarchivar" en Outlook está activada de forma predeterminada, pero también puede personalizar el sistema de archivado. Para hacer esto, haga clic en el menú "Herramientas". Haga clic en "Opciones" y haga clic en la pestaña "Otros". Selecciona "Autoarchivar". Seleccione "Ejecutar archivo automático cada n días" y especifique cuántos desea que sean (por ejemplo, cada 14 días). Seleccione cualquier otra opción que desee cambiar. Si desea aplicar los cambios a todas sus carpetas, seleccione "Aplicar esta configuración a todas las carpetas".