Las ventajas de un sistema de gestión de archivos

A medida que su empresa avanza hacia la era de la distribución digital, deberá decidir si cambiar o no de un sistema de archivo en papel a un sistema de gestión de archivos digital. Si bien hacer el cambio a un sistema de archivo completamente computarizado puede parecer intimidante, las grandes ventajas de tener un sistema de archivo digital han llevado a muchos a hacer la transición.

Costo reducido

Debido al costo del alquiler de la propiedad para almacenar la documentación, la presentación digital comienza a amortizarse tan pronto como se implementa. Como no hay papeleo físico, los costos de manejo y transferencia de documentos se reducen considerablemente. Esto también permite que los documentos que deben almacenarse en papel se archiven en lugares más pequeños y menos costosos.

Volverse Verde

Reducir la huella de carbono de su negocio puede ser un factor importante para llegar a la base de consumidores ecologistas de hoy. Puede mejorar en gran medida la imagen de la empresa, otorgar beneficios fiscales y reducir el costo de los suministros. Un sistema de archivo digital puede cambiar positivamente toda la base de una empresa, y cambiar a un sistema "más ecológico" puede brindar amplias oportunidades publicitarias.

Flujo de trabajo más fluido

La recuperación de copias impresas de documentos archivados y almacenados físicamente puede ser un proceso largo que está abierto a errores humanos, problemas de seguridad y pérdidas físicas. Este no es el caso con un sistema digital. En unos momentos, se puede acceder a un documento en el escritorio de la persona que lo necesita. Esto da como resultado un período de trabajo más corto, lo que permite un progreso más rápido y más tiempo para desarrollar proyectos.

Mayor seguridad

Si bien cualquier persona con acceso a un sistema de archivo tradicional en papel puede abrirlo y mirarlo, un sistema de archivo digital puede proporcionar diferentes niveles de protección que pueden mantener la confidencialidad de los documentos. Usando contraseñas, carpetas específicas para diferentes usuarios, encriptación de datos y pistas de auditoría que le permiten mantener un registro de quién ha accedido a qué archivos y cuándo, un sistema de administración de archivos puede mantener sus documentos mucho más seguros.

Archivado fiable

Los documentos y archivos en papel pueden destruirse por manejo excesivo, daños por incendios, daños por inundaciones y otros desastres naturales. Dado que los datos se pueden almacenar en servidores en cualquier parte del mundo, puede archivar sus documentos comerciales de forma segura sin tener que preocuparse por posibles daños a la propiedad. También puede hacer que sus datos archivados sean portátiles, utilizando cosas como discos duros extraíbles, memorias USB y CD.