Usos del correo electrónico en los negocios

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación empresarial más omnipresentes en los últimos años. Los usos del correo electrónico en los negocios incluyen comunicarse con compañeros de trabajo y clientes, programar reuniones, enviar notificaciones automáticas y compartir boletines con clientes antiguos y nuevos. Una de las ventajas del correo electrónico en la comunicación comercial es que es tan omnipresente que todo el mundo asume que cualquiera que tenga acceso a Internet puede enviar y recibir correos electrónicos. Algunos estafadores y piratas informáticos también han utilizado el correo electrónico en los últimos años, por lo que es importante estar atento a los mensajes fraudulentos.

Usos del correo electrónico en las oficinas

Una función importante del correo electrónico en la comunicación comercial es conectar a las personas dentro de la misma empresa u organización. Los correos electrónicos se utilizan con mucha frecuencia para hacer preguntas a los compañeros de trabajo sin tener que molestarlos con una llamada telefónica o un toque en el hombro. Se utilizan para enviar anuncios y actas de reuniones, distribuir formularios importantes y realizar encuestas en el lugar de trabajo.

Muchas oficinas tienen varias listas de correo internas a los que las personas pueden enviar mensajes para llevarlos a una unidad particular de la empresa, ya sea a todos los que trabajan en recursos humanos que podrían necesitar ver una actualización de la política de vacaciones o a todos los que trabajan en un piso en particular que deberían saber que es el cumpleaños de un compañero de trabajo. El correo electrónico también se usa con frecuencia con las herramientas de calendario integradas de proveedores como Microsoft y Google para programar reuniones y otros eventos.

archivos adjuntos de correo electrónico se usan comúnmente como una forma de compartir archivos, desde documentos de Microsoft Word hasta muestras de materiales publicitarios como logotipos o jingles.

Las personas consultan cada vez más el correo electrónico de la empresa en dispositivos personales como teléfonos inteligentes , lo que les permite mantenerse en contacto con sus compañeros de trabajo fuera de la oficina. Esto puede ser tanto positivo como negativo:las personas pueden trabajar más fácilmente desde casa o registrarse rápidamente durante un viaje al trabajo por la mañana, pero también pueden tener menos horas libres cuando no están en la oficina.

Protocolo de correo electrónico en el lugar de trabajo

El papel vital del correo electrónico en la comunicación comercial hace que no sea sorprendente que hayan evolucionado reglas de etiqueta formales e informales en torno al correo electrónico.

Por lo general, las personas tratan de enviar correos electrónicos con un cierto grado de profesionalismo. , asegurándose de tener una línea de asunto clara y concisa que hace que los correos electrónicos sean fáciles de detectar en la bandeja de entrada y presta al menos algo de atención a la gramática, ortografía y uso de mayúsculas . La mayoría de la gente trata de evitar hacer cualquier tipo de comentario subido de tono. en correos electrónicos de la empresa, incluidos chistes de dudoso gusto, referencias a la política y la religión o cualquier comentario directo a sus empleadores.

Algunas personas también intentan parecer alegres en los correos electrónicos de la empresa, ya que es difícil determinar el tono mirando únicamente un mensaje escrito. Esto se puede hacer con el uso de signos de exclamación o emoji, aunque exagerar puede parecer poco profesional. En general, querrá seguir el ejemplo de otros en su organización cuando se trata de cómo redactar correos electrónicos para compañeros de trabajo o clientes.

Muchas organizaciones tienen sus propias políticas sobre el correo electrónico, como exigir que se agregue un formato de firma particular a cada correo electrónico saliente. Algunos lugares de trabajo tienen políticas sobre cuándo, si alguna vez, se puede usar el correo electrónico de la empresa por motivos personales. Muchos también tienen políticas sobre cuándo se deben retener o eliminar los correos electrónicos por motivos de seguridad.

Mensajes de correo electrónico automatizados

Recibir mensajes de correo electrónico automatizados de organizaciones con las que hace negocios se ha convertido en algo habitual. Los puntos de venta en línea envían notificaciones de ventas, confirmaciones de compras y actualizaciones sobre los horarios de envío. Los periódicos y otras organizaciones de medios envían correos electrónicos automáticos con titulares y actualizaciones de historias .

Hay una variedad de empresas que pueden enviar correos electrónicos automatizados para empresas, incluidos los correos electrónicos de marketing y los que se desencadenan por una compra, a veces llamados correos electrónicos transaccionales. . Ciertas leyes rigen cuándo las empresas pueden almacenar las direcciones de correo electrónico de las personas, cuándo deben permitir que las personas dejen de recibir correos electrónicos y cuándo pueden enviar mensajes de marketing. Asegúrese de cumplir con las normas de su jurisdicción y, potencialmente, en lugares donde las personas a las que envía correos electrónicos trabajan o residen.

Algunos proveedores comerciales de correo electrónico pueden ayudarlo a administrar las opciones de exclusión, las listas de suscripción y otra información. Compare para encontrar uno que satisfaga sus necesidades a un precio que le guste.

El mundo de los boletines por correo electrónico

Enviar boletines informativos por correo electrónico se han vuelto cada vez más populares en los últimos años. Algunas empresas los utilizan para llegar a los clientes y hacerles saber acerca de las ventas, nuevos productos o servicios existentes. Por ejemplo, una empresa de limpieza de piscinas podría enviar un boletín informativo recordando a las personas sus servicios a medida que se acerca el verano, o un estudio de podcast podría enviar boletines informativos por correo electrónico anunciando una nueva serie o una nueva temporada de un programa existente.

En otros casos, el boletín en sí mismo es el producto . Algunas organizaciones de medios y otros grupos han tenido éxito con boletines pagados que contienen información que no está disponible en ningún otro lugar. Algunos de estos se crean con plataformas especializadas o a través de herramientas de crowdfunding como Patreon.

Al igual que con otros correos electrónicos comerciales, si envía un boletín informativo por correo electrónico, debe asegurarse de tener el consentimiento explícito de las personas a las que envía mensajes y que tienen una manera fácil de darse de baja. . Puede invitar a las personas a suscribirse a un boletín informativo cuando visiten su sitio o cuando completen una transacción, por ejemplo. Naturalmente, si está ofreciendo un boletín de pago, deberá asegurarse de que las personas tengan una manera fácil de cancelar sus suscripciones y dejar de recibir facturas.

Riesgos de fraude por correo electrónico

Fraude por correo electrónico, a menudo conocido como phishing , se ha vuelto frecuente en los últimos años. Los estafadores envían correos electrónicos a personas que se hacen pasar por instituciones de confianza o incluso compañeros de trabajo individuales, que buscan engañar a los destinatarios para que envíen dinero o proporcionen información valiosa, como nombres de usuario y contraseñas. En algunos casos, estos correos electrónicos se envían en masa a una gran cantidad de destinatarios, pero en otros casos, están dirigidos específicamente a destinatarios particulares.

A veces, el malware también se distribuye por correo electrónico, generalmente a través de archivos adjuntos o enlaces a sitios dudosos incluidos en los mensajes de correo electrónico. En algunos casos, si se abre el archivo sospechoso, infectará la computadora del destinatario y usará su software de correo electrónico para enviar más copias de sí mismo a los contactos del destinatario original.

Para evitar ser víctima de estafas por correo electrónico, eche un vistazo de cerca a las direcciones de las que provienen los mensajes. y asegúrese de que realmente coincidan con las personas o instituciones de las que dicen ser. Verifique que todos los enlaces en el correo electrónico dirijan a los sitios a los que afirman estar vinculados. Si recibe un correo electrónico inesperado con un archivo adjunto, verifique que realmente sea de la persona que dice ser, incluso si necesita llamar o enviar un mensaje a esa persona para confirmar la identidad.

Muchas empresas tienen software antivirus para escanear el correo electrónico entrante y saliente en busca de malware, pero aún así es bueno estar atento para evitar estafas.

Alternativas al correo electrónico

En algunas oficinas, el correo electrónico está siendo reemplazado cada vez más por software de mensajería instantánea. , como Microsoft Teams o Slack. Las empresas también utilizan herramientas de mensajería y software de redes sociales para hablar con los clientes, a menudo a través de cuadros de chat automatizados o enlaces colocados en los sitios web de la empresa.

Estas plataformas en tiempo real a menudo pueden ser más rápidas y convenientes que usar el correo electrónico. Muchos también facilitan compartir archivos o incluso configurar sesiones de conferencias de voz y video, algo que no se puede hacer directamente a través del correo electrónico.

Aún así, es poco probable que estas plataformas reemplacen por completo el correo electrónico en el corto plazo.