¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la presentación geográfica?

Según la Biblioteca Estatal de Texas, mantener un sistema de gestión de archivos desorganizado es una receta para el desastre. Es difícil obtener información cuando la requieres con urgencia. Organizar y manipular la información dentro de un sistema tan desorganizado para la toma de decisiones también es bastante imposible. Un sistema de archivo eficiente es obligatorio para cualquier organización que espere obtener beneficios de la información que posee. El sistema de archivo geográfico es apropiado cuando la ubicación geográfica es el componente más importante de la información.

Conveniencia

Los registros geográficos relacionados con una ubicación específica se almacenan juntos. Esto facilita la toma de decisiones rápida porque la información bajo revisión se refiere a un área geográfica específica solamente. Las áreas geográficas se clasifican como unidades o grupos de unidades. El archivado geográfico permite un fácil movimiento de registros simplemente moviéndolos de una ubicación a otra.

Ventajas del análisis

El archivo geográfico ayuda al proceso de análisis al permitir una fácil comparación de elementos de datos. Por ejemplo, un análisis de los registros archivados según el nombre y la ubicación del edificio puede ayudar a identificar los registros de mantenimiento de un edificio en particular.

Desventajas de la complejidad

El proceso de almacenamiento y recuperación de datos geográficos requiere mucho tiempo debido a la necesidad de hacer referencia mediante múltiples identificadores. Por ejemplo, ubicar un edificio en particular requeriría una referencia a un estado en particular, la ciudad, la calle y finalmente el nombre del edificio. Los registros mantenidos en algunas naciones están escritos en su idioma. Por ejemplo, la ciudad de Florencia en Italia es "Firenze" en los registros italianos. Por lo tanto, la referencia cruzada al otro idioma se vuelve necesaria para permitir que los usuarios no italianos comprendan la información.

Desventajas de los requisitos del índice

Debe estar lo suficientemente familiarizado con el área geográfica para comprender los registros. Para localizarlos rápidamente, necesita utilizar un índice alfabético. El proceso de almacenar y recuperar un registro requiere dos acciones:Verificar la ubicación del archivo en el índice y buscarlo entre la otra información.