¿Cuáles son los beneficios de las hojas de cálculo?

Una mirada a la gama de plantillas gratuitas disponibles para Microsoft Excel, Google Docs y OpenOffice Calc muestra que las hojas de cálculo son útiles para usuarios domésticos y comerciales de todos los niveles. Un beneficio subyacente, sin importar cómo los use, es la relativa facilidad con la que puede convertir datos sin procesar en información útil.

Capacidades de cálculo y manejo de errores

Las calculadoras, fórmulas y funciones integradas en las hojas de cálculo ahorran tiempo y mejoran la precisión matemática. También puede usar fórmulas y funciones para manipular cadenas de texto. Por ejemplo, puede separar el nombre y el apellido de un nombre completo o buscar y reemplazar palabras o caracteres en una cadena con otra palabra o conjunto de caracteres. Las fórmulas pueden vincular y actualizar instantáneamente celdas en la hoja de cálculo en caso de que cambie el valor de una celda. Si comete un error, las capacidades integradas de manejo de errores marcan y brindan información sobre el valor de celda incorrecto.

Escenarios hipotéticos

Las hojas de cálculo admiten el modelado de datos básico y avanzado, lo que puede beneficiar tanto a los usuarios domésticos como a los empresariales. Un usuario doméstico puede crear un escenario hipotético básico para ver cómo el cambio de una sola variable, como el precio de la gasolina o los alimentos, afectará su presupuesto. Un usuario empresarial podría beneficiarse más de un escenario complejo que muestre cómo el cambio de más de una variable afecta un análisis de punto de equilibrio o beneficio-volumen-costo. Las técnicas avanzadas de modelado de datos, como tablas dinámicas y gráficos, son útiles para clasificar y resumir datos sin cambiar el diseño de datos original.

Formato y estilo

Las hojas de cálculo vienen con una variedad de opciones de presentación y formato que no solo mejoran la legibilidad, sino que también permiten usar los datos en informes y presentaciones externos. Las opciones de estilo le permiten cambiar las fuentes, los tamaños de fuente, los colores de fondo y de texto y los bordes de las celdas para crear una apariencia ordenada. Las opciones de impresión le permiten definir un área de impresión específica e imprimir toda o una parte específica de una hoja de cálculo. Las opciones de gráficos y diagramas son útiles para mostrar datos en un informe o una presentación de diapositivas.

Conexiones y compatibilidad de programas

Las hojas de cálculo tienen funciones que le permiten obtener y utilizar archivos de datos, texto e imágenes de otras fuentes, así como compartir datos con programas de procesamiento de textos, correo electrónico, bases de datos y presentaciones. Puede usar una hoja de cálculo de información de contacto para crear cartas modelo en una combinación de correspondencia o exportar datos de hojas de cálculo a un programa de base de datos. Una variedad de opciones de guardado significa que puede usar hojas de cálculo con el software de más de una empresa. Por ejemplo, las opciones de guardado significan que puede usar una hoja de cálculo de Excel en un programa de OpenOffice y usar un programa de OpenOffice Calc en un programa de Microsoft Office.