¿Cómo configuro Outlook para GTD?

Puede integrar la metodología Getting Things Done de David Allen con Microsoft Outlook 2013 utilizando categorías, indicadores de seguimiento y prioridades. Si bien puede configurar manualmente Outlook en su PC para implementar la metodología GTD, varios complementos de Outlook ofrecen herramientas avanzadas de integración de GTD. Puede crear tareas directamente desde sus otros elementos de Outlook, como correo electrónico y citas, y luego asignarlas a proyectos y listas de acciones para ayudarlo a procesar su bandeja de entrada de manera más eficiente.

Configuración manual de Outlook para GTD

Paso 1

Ingrese cada uno de sus proyectos en Outlook como categorías para que pueda asociar elementos con proyectos específicos. Haga clic derecho en un correo electrónico, cita o tarea, haga clic en "Categorizar" y luego en "Todas las categorías". Haga clic en el botón "Nuevo...". Agregue el nombre de cada proyecto y asigne un color.

Paso 2

Convierta otros elementos de Outlook en tareas a medida que llame su atención. Por ejemplo, puede convertir un mensaje de correo electrónico en una tarea. Arrastre y suelte una cita, un mensaje de correo, un contacto o una nota sobre "Tareas" en el panel de navegación para crear automáticamente una nueva tarea a partir del contenido del elemento.

Paso 3

Asigna banderas y prioridades a tus tareas. Abra una tarea y luego haga clic en los comandos en el grupo Seguimiento de la cinta Inicio en Tareas para agregar una bandera. Haga clic en el botón "Prioridad" en el grupo Etiquetas para marcar un elemento como "Importancia alta". Puedes usar este indicador para marcar tus elementos de acción siguiendo la metodología GTD.

Paso 4

Vea su lista de tareas por proyecto, fecha o importancia. Haga clic en "Tareas" en el panel de navegación. Haz clic en la pestaña "Ver". Seleccione de las opciones de vista disponibles en el cuadro desplegable en el grupo Arreglo. Por ejemplo, seleccione "Categorías" para organizar sus tareas por proyectos, "Fecha de inicio" o "Fecha de vencimiento" para organizar sus tareas por fecha o "Prioridad" para organizar sus tareas por prioridad.

Uso del complemento NetCentrics GTD Outlook

Paso 1

Descargue e instale la versión de prueba gratuita del complemento de Outlook Getting Things Done de NetCentrics. Este complemento está diseñado para simplificar su capacidad de procesar elementos de Outlook siguiendo la metodología de David Allen.

Paso 2

Seleccione entre las acciones clave en la barra de herramientas de NetCentrics para procesar sus elementos de Outlook en tareas. Por ejemplo, seleccione una de estas acciones del grupo Getting Things Done de la cinta Inicio:"Acción", "Siguiente acción", "Delegar", "Aplazar" o "Algún día". Cuando selecciona uno de estos comandos de un elemento de correo, se archiva una tarea en su carpeta respectiva y la acción se asigna a la tarea.

Paso 3

Administre todos sus proyectos en curso utilizando Project Central. Haga clic en el botón "Project Central" en el grupo Getting Things Done de la cinta Inicio. Puede usar esta ventana para ayudarlo a organizar tareas en proyectos específicos.

Paso 4

Generar un informe del proyecto. Haga clic en el botón de menú "Proyecto" en Project Central y luego haga clic en "Crear informe...". Seleccione las opciones para incluir en su informe. Por ejemplo, seleccione "Fecha de vencimiento" en el menú desplegable Ordenar tareas por. Haga clic en "Aceptar" para generar su informe. Haga clic en el botón Imprimir para imprimir su informe; está etiquetado con un ícono que se parece a una impresora.

Uso del complemento TaskCracker para Outlook

Paso 1

Descargue e instale la versión de prueba gratuita de 30 días de TaskCracker para Outlook. TaskCracker lo ayuda a organizar sus elementos de Outlook mediante una representación visual de sus tareas y proyectos con una interfaz de arrastrar y soltar.

Paso 2

Haga clic en el comando "Abrir TaskCracker" en el grupo Abrir de la cinta TaskCracker. Alternativamente, puede hacer clic en "TaskCracker" en la parte inferior izquierda del panel Carpetas.

Paso 3

Organiza tus tareas en función de la prioridad. Haga clic en una tarea, arrástrela a otro cuadrante dentro de la pantalla de TaskCracker y luego suéltela para asignar la tarea a esa prioridad. Puede usar este método para asignar rápidamente acciones a su lista de tareas sin tener que abrir cada tarea individual.