¿Cómo creo una base de datos de Microsoft Word?

Microsoft Word tiene una función de combinación de correspondencia que vincula un documento de Word con información almacenada en un archivo de datos, denominado fuente de datos. La fuente de datos puede ser una base de datos. Antes de la fusión, puede crear y administrar una base de datos dentro de Word. La base de datos se guarda como un archivo de base de datos de Access dentro de Word.

Consejo

En realidad, no realizará la combinación de correspondencia; sin embargo, debe seleccionar el tipo de documento de combinación de correspondencia que está creando antes de crear la base de datos.

Diseño del documento principal

Abra un documento de Word en blanco.

Sobre los Correos pestaña, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y seleccione Directorio. Un Directorio tipo de documento le dice a Word que cree una lista y use campos de una fuente de datos, como una base de datos.

Personalizar los campos de la base de datos

Haz clic en Seleccionar destinatarios y seleccione Escribir nueva lista para abrir la Nueva lista de direcciones caja de diálogo. Úselo para personalizar los campos que se utilizarán en la base de datos. Haga clic en Personalizar columnas. La lista de direcciones personalizada aparece el cuadro de diálogo.

• Para eliminar nombres de campo, seleccione el nombre de campo, haga clic en Eliminar y haz clic en Sí para eliminar el nombre del campo.
  
• Para editar los nombres de los campos, seleccione el nombre del campo, haga clic en Renombrar , el Cambiar nombre de campo aparece el cuadro de diálogo, cambie el nombre del campo y haga clic en Aceptar .
• Para agregar nombres de campos adicionales, haga clic en Agregar , el Añadir campo aparece un cuadro de diálogo, escriba un nuevo nombre de campo y haga clic en Aceptar .
• Para cambiar el orden de los nombres de campo, resalte un nombre de campo y haga clic en Mover hacia arriba o Mover hacia abajo .

Haz clic en Aceptar Cuando termines. La nueva lista de direcciones cuadro de diálogo muestra los nombres de campo personalizados en una tabla.

Ingrese la información de la base de datos

Escriba los datos en cada campo. Utilice la tecla Tab para pasar de un campo a otro. Haga clic en Nueva entrada para pasar al siguiente registro en la base de datos. Después de escribir el último registro, no haga clic en Nueva entrada para pasar a un nuevo registro.

Revisar registros y realizar cambios

• Para editar un registro, resalte los datos y escriba los cambios.
  
• Para buscar un registro, haga clic en Buscar , Buscar entrada aparece el cuadro de diálogo, ingrese la(s) palabra(s) de búsqueda y haga clic en Buscar siguiente .
  
• Para eliminar un registro, haga clic en el cuadrado ubicado a la izquierda del primer campo, haga clic en Eliminar entrada y haz clic en Sí para eliminar el registro.

Haz clic en Aceptar cuando haya terminado.

Guardar base de datos y documento principal

Guardar lista de direcciones aparece el cuadro de diálogo. Elija dónde desea guardar el archivo de la base de datos, escriba el nombre del archivo y haga clic en Guardar .

Consejo

Escriba solo el nombre del archivo y Word agregará la extensión .mdb, guardando el archivo como un archivo de base de datos de Microsoft Access.

Guardar el documento principal , un directorio en blanco que se vincula a la base de datos, en caso de que decida realizar una combinación de correspondencia más adelante. Cerrar el documento principal y Salir de Word .

Ver base de datos

Navegue hasta el archivo de la base de datos de Access y ábralo. Se abre Microsoft Access. Haga clic en Lista_de_direcciones_de_oficinas debajo de las Mesas se muestra el encabezado y la tabla de la base de datos que se creó en Word.

Volver a la base de datos y editar datos

Abrir el documento principal en palabra. El Microsoft Word aparece el cuadro de diálogo. Haz clic en Sí para que el documento principal pueda recuperar información de la base de datos. Sobre los Correos haga clic en Editar lista de destinatarios. La combinación de correspondencia Destinatarios aparece el cuadro de diálogo. Bajo el encabezado Fuente de datos, seleccione el nombre del archivo de la base de datos. Haz clic en Editar y Editar fuente de datos aparece el cuadro de diálogo. Edite los datos. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar y haz clic en Sí para actualizar la base de datos. En la combinación de correspondencia Destinatarios cuadro de diálogo, puede refinar la información de la base de datos usando Ordenar , Filtro , Buscar duplicados , Buscar destinatario y Validar direcciones opciones.

Haz clic en Aceptar cuando termine. Cerrar el documento principal . Haz clic en Guardar . Palabra de salida .

Consejo

Puede realizar una combinación de correo de directorio en Word usando la base de datos creada y el documento principal.