¿Qué es una tabla en Microsoft Access?
Microsoft Access es una aplicación de software que se utiliza para crear bases de datos. MS Access está empaquetado con Microsoft Office Suite, pero se puede comprar por separado. Las bases de datos de MS Access almacenan datos en tablas y pueden existir como un solo archivo que permite el almacenamiento y la recuperación de datos básicos. Cada archivo de base de datos está compuesto por objetos que incluyen tablas, consultas, formularios e informes.
Bases de datos
Las bases de datos cumplen la función de recopilación, gestión y almacenamiento de datos. Las bases de datos de MS Access se utilizan para fines personales y/o comerciales, a menudo para el almacenamiento de datos de libretas de direcciones, información de clientes, listas de correo o listas de inventario. La recuperación del contenido de la base de datos es intuitiva y se puede consultar, imprimir o publicar en Internet.
Tablas
Las tablas de MS Access son los objetos clave en el archivo de Access, ya que contienen los datos que se almacenan en la base de datos. Las tablas se componen de filas y columnas y permiten la entrada directa de datos en sus cuadrículas. La fila es el registro que contiene las piezas de datos individuales que componen un registro individual. Las columnas, también denominadas campos, constan de información categorizada. Por ejemplo, los campos son columnas que consisten en información clasificada como números de teléfono.
La fila es el registro donde se ingresa el número de teléfono. Los datos se pueden ordenar y filtrar. Los datos de Excel se pueden importar o cortar y pegar en una tabla de Access. Un archivo puede contener varias tablas, que se pueden vincular mediante consultas, informes y formularios.
Creación de tablas
Hay varias formas de crear una tabla:en la vista de diseño, usando una plantilla o un asistente, o ingresando datos. El usuario elige el método que desea utilizar resaltándolo y seleccionando "Abrir" en el cuadro de objeto del archivo. Una vez que se crea una tabla, el usuario puede ingresar datos en la tabla.
Después de ingresar el primer registro y presionar el botón "Enter", aparecerá la siguiente línea para el ingreso de datos de un segundo registro y así sucesivamente. Una vez que se completa la entrada de datos, el usuario cerrará la tabla como lo haría con cualquier ventana. La tabla se guarda en "Objetos" y "Tabla" en la lista de objetos del archivo. Al abrir el archivo, siempre aparecerá la lista de objetos.
Asistente para tablas y plantillas
Dependiendo de la versión de MS Access, usar un asistente o una plantilla es la forma más fácil de crear una tabla que esté lista para la entrada de datos. En MS Access 2007, las plantillas de tablas son tablas vacías que pueden usarse tal cual o personalizarse según sea necesario. Las plantillas incluyen contactos, tareas, problemas, eventos y activos. La tabla de contactos configura una base de datos para la información de contacto, como listas de correo y números de teléfono. Las columnas se crean fácilmente arrastrándolas desde una lista de campos sugeridos.
En MS Access 2003 y versiones anteriores, los asistentes son una función que guía al usuario de principio a fin en la creación del objeto deseado. Con solo unos pocos clics, puede crear una tabla que esté lista para la entrada de datos. Aunque los campos de la tabla en el asistente están predefinidos, el usuario tiene la capacidad de cambiarlos mientras usa el asistente y después de que se haya creado la tabla.
Personalización de tablas
MS Access permite al usuario personalizar los campos, los datos y el formato dentro de una tabla. El usuario tiene la capacidad de formatear la fuente de la tabla, la altura de la fila, el ancho de la columna, congelar y/u ocultar columnas. El usuario tiene la capacidad de modificar elementos clave de la tabla, como cambiar el nombre de los campos de la tabla y editar registros de la tabla sobre la marcha desde casi cualquier lugar de la aplicación.